Disponible para superadministradores, administradores, supervisores y profesionales

Desde la sección «Actividad» se pueden consultar datos de la actividad realizada en la plataforma en un rango de fechas a parametrizar. En función del rol del usuario que lo consulte, el tipo de datos es distinto:

• Superadministradores: pueden consultar todos los datos.
• Administradores: pueden consultar todos los datos de las entidades que administran.
• Supervisores: pueden consultar de forma agregada e individual las videocitas por estado de las mismas e identificar posibles incidencias de gestión.
• Profesionales: pueden consultar sus propios datos y el agregado de todos los profesionales, sin poder consultar los relativos a un profesional concreto.

Estos datos están organizados en forma de pestañas:

• Citas: datos agregados de videocitas en la plataforma.
• Citas presenciales: datos agregados de citas presenciales en la plataforma.
• Gestiones: datos agregados de trámites sin cita en la plataforma

Opciones de filtrado de citas, citas presenciales y gestiones para administradores #

Los datos de cualquiera de las pestañas de citas, citas presenciales y gestiones pueden ser filtrados con los selectores superiores. Las opciones de filtrado son:

• Por rango de fechas, con las opciones por defecto de «hoy», «semana en curso», «mes en curso» o estableciendo un periodo de fechas a medida, que no puede ser superior a tres meses. Para el mes completo, también puede emplearse el selector de la parte derecha, con el nombre del mes y el año a consultar.
• Por entidad, con las entidades que pueda consultar el usuario que está haciendo la consulta.
• Por trámite, seleccionando el trámite concreto para el cual quieren consultarse los datos existentes.
• Por usuario, seleccionando el usuario concreto si quien consulta es un administrador o superadministrador, o a sí mismo o el conjunto de todos, si es un profesional quien realiza la consulta.
• Por estado:
  • Cancelado: la cita o gestión ha sido cancelada.
  • Confirmado: la cita está agendada y aún no ha tenido lugar.
  • En curso: en videocitas, la sala de video ha sido abierta y la reunión no ha finalizado.
  • En pausa: en videocitas, la cita se inició y durante la misma se pausó en un punto para continuar con ella en el momento para el que se haya reagendado.
  • Informe pendiente: la cita o gestión ha terminado pero aún no ha cerrado el informe de la misma.
  • Procesando informe:  es un estado empleado únicamente cuando hay integraciones con aplicaciones externas que exigen de la realización de alguna acción en el documento en esa aplicación, como por ejemplo la inclusión de un CSV.
  • Incompleto: la videocita o gestión ha terminado, se ha cerrado el informe y alguno de los consentimientos requeridos en la misma no se ha completado.
  • Completado: la cita o gestión ha terminado, se ha cerrado el informe y todos los consentimientos requeridos se llevaron a cabo.
• Por estado de resolución: en caso de haberse empleado esta posibilidad de personalización, se presentarán los valores definidos por la organización como estados de resolución personalizados.
• Por duración, pudiendo seleccionar los rangos de 0 a 5 min, de 5 a 10 min, de 10 a 15 min o más de 15 min.
  • Cita previa: es una cita estándar.
  • Kiosko: cita generada desde un dispositivo específico («kiosko»).
  • Prueba: cita creada desde el entorno de gestión de los usuarios de la organización que, al crearse, ha sido marcada como «de prueba», de forma que no se tendrá en cuenta para los seguimientos de actividad real que se muestran en la aplicación.

Además de las opciones de filtrado, se dispone de un buscador de texto que busca la cadena de texto que se escriba entre los nombres de los asistentes a las citas.

Exportación de datos de citas, citas presenciales y gestiones para administradores #

Pulsando en el botón de EXPORTAR se pueden descargar ficheros en formato .CSV con los datos de interés. Los informes disponibles son:

Secciones de citas y citas presenciales

• Datos de citas: datos de detalle de cada cita realizada en el período de consulta. 
• Participantes: datos de los participantes, pudiendo definir qué datos queremos exportar para cada uno. 
• Informes de usuario: datos de los usuarios dados de alta en la aplicación, pudiendo filtrar por entidad, rol y estado de activación. Incluye también los datos de las entidades creadas, si se marca el campo «Entidad» como uno de los campos a exportar.
• Profesionales: datos de las citas atendidas por los profesionales dados de alta en la aplicación, pudiendo filtrar por entidad y trámite.
• Gestor de calendario: datos de las citas asignadas por los gestores de calendario dados de alta en la aplicación, pudiendo filtrar por entidad y trámite.

Sección de gestiones

Datos de detalle de cada gestión realizada en el período de consulta

Indicadores y gráficos para administradores #

Sección de citas #

• Gráfica con número de citas por día.
• Citas totales / Usuarios atendidos: en la tarjeta de citas totales, pulsando en las flechas, se puede cambiar entre ambos indicadores.
• Tiempo medio por sesión (desde que se inicia la cita hasta que termina) / Tiempo medio de espera (desde que el día que se crea la cita hasta el día en el que se ha agendado): en la tarjeta de tiempo medio por sesión, pulsando en las flechas, se puede cambiar entre ambos indicadores.
• Tiempo medio de adelanto o retraso de citas, calculado como el promedio de la diferencia entre la hora de apertura de sala y la hora a la que estaba convocada la cita. Pulsando en la tarjeta, se accede al listado de citas con el tiempo de adelanto o retraso de cada una de ellas. Pulsando en cualquiera de las citas, se accede a los detalles de la misma.
• Grado de satisfacción: media de la valoración cuantitativa de las encuestas realizadas a los ciudadanos. Pulsando en la tarjeta, se accede al detalle de la valoración, con la valoración obtenida por pregunta, los comentarios realizados y la distribución de puntuaciones totales; además, se pueden filtrar por periodo temporal, por entidad, por trámite o por profesional y se pueden comparar las valoraciones entre preguntas, usuarios y entidades.

Pulsando en el icono del bocadillo que hay en la columna de respuestas se accede al listado completo de respuestas aportadas por los ciudadanos.

Pulsando en una valoración determinada, se accede al listado de respuestas que han dado esa valoración.

• Top 5 trámites más solicitados.
• Estado de las citas: distribución del total de citas por el estado de las mismas (confirmadas, completadas, etc.).

  Para la correcta interpretación de los datos hay que tener en cuenta que, en el caso de que haya citas con varios trámites, cada uno de ellos contará como un trámite y el estado está asociado a la cita. Es decir, si no se han completado todos los trámites quedará Incompleta. De igual forma, si se pausa a mitad del segundo trámite, la cita quedará “En pausa”. Es decir, los estados están asociados a las citas, no a los trámites que se realicen en las mismas.

• Porcentaje de citas canceladas: nº total de citas canceladas / total de citas agendadas (programadas+realizadas)
• Desglose de motivos de cancelación y detalle de los mismos (pulsando en el botón DETALLES).
• Desglose de estados personalizados de resolución de citas (en caso de que se haya empleado esta posibilidad de personalización).
• Nivel de ocupación: porcentaje de horario ocupado en la realización de citas sobre el total de horas disponibles.
• Distribución porcentual de citas por tipo de dispositivo (PC/móvil) empleados por los ciudadanos.
• Distribución de citas por Sistema Operativo empleados por los ciudadanos.
• Distribución de citas por navegadores empleados por los ciudadanos.
• Tasa de finalización de citas: porcentaje de usuarios que inician y completan el trámite sin abandonar el proceso.
• Efectividad técnica de videollamada: porcentaje de videollamadas que se completan exitosamente sin interrupciones técnicas.
• Identificación biométrica: porcentaje de fallos en el proceso de identificación biométrica debidos a errores técnicos.
• Firma de documentos: porcentaje de fallos en el proceso de firma de documento debidos a errores técnicos.

Sección de citas presenciales #

• Gráfica con número de citas por día.
• Citas totales. 
• Tiempo medio por sesión:  desde que se inicia la cita hasta que termina, según lo especificado al rellenar estos datos cuando un profesional finaliza una cita presencial en la aplicación.
• Top 5 trámites más solicitados.
• Estado de las citas: distribución del total de citas por el estado de las mismas (confirmadas, completadas, etc.).
• Porcentaje de citas canceladas: nº total de citas canceladas / total de citas agendadas (programadas+realizadas)
• Desglose de motivos de cancelación y detalle de los mismos (pulsando en el botón DETALLES).
• Desglose de estados personalizados de resolución de citas (en caso de que se haya empleado esta posibilidad de personalización).
• Nivel de ocupación: porcentaje de horario ocupado en la realización de citas sobre el total de horas disponibles.

Sección de gestiones #

• • Gráfica con número de gestiones abiertas por día.
  • Gestiones totales.
  • Grado de satisfacción: media de la valoración cuantitativa de las encuestas realizadas a los ciudadanos.
  • Top 5 trámites más solicitados.
  • Estado de las gestiones: distribución del total de citas por el estado de las mismas (en curso, completadas, etc.).
  • Distribución porcentual de citas por tipo de dispositivo (PC/móvil) empleados por los ciudadanos.
  • Distribución de citas por Sistema Operativo empleados por los ciudadanos.
  • Distribución de citas por navegadores empleados por los ciudadanos.

Opciones de filtrado de citas para supervisores #

Los datos de videocitas pueden ser filtrados con los selectores superiores. Las opciones de filtrado son:

• Por entidad, con las entidades que pueda consultar el usuario que está haciendo la consulta.
• Por trámite, seleccionando el trámite concreto para el cual quieren consultarse los datos existentes.
• Por usuario profesional, seleccionando el usuario concreto.

Seguimiento en tiempo real para supervisores #

Se muestra un resumen de las citas por estado y pulsando sobre uno de ellos se accede al listado de citas que lo integran.

En la sección de alertas actuales, se muestran:

• Citas sin asignar.
• Sala abierta: salas que llevan abiertas más de 1 hora.
• Procesando informe.
• Informe pendiente.
• Sin notificaciones.
• Retrasos temporales: citas sin comenzar una hora después de la hora prevista.