Desde el portal de gestión se puede:

Gestionar la cita #

En esta sección, a la izquierda de la pantalla, se muestra la fecha y hora de la cita.

Pulsando en el botón de confirmar asistencia se podrá confirmar con antelación la asistencia a la cita, siempre que la organización haya habilitado esta posibilidad. En caso contrario, el botón no será visible.

Pulsando en los botones de cancelar la cita y re-agendar cita se podrá eliminar o cambiar de fecha, siempre que la organización haya habilitado estas posibilidades. En caso contrario, los botones no serán visibles.

Consultar los datos personales y cambiar el idioma   #

Desde la sección «Mis datos» pulsando en el icono del lápiz se abre una pantalla de consulta de sus datos personales. Se puede editar el campo de idioma, para modificar idioma de la aplicación.

Intercambiar mensajes con organización y resto de asistentes #

Si la organización ha habilitado este canal de consulta, desde esa sección se puede enviar mensajes y consultar los que reciba, con dos posibles destinatarios:

• Conversación abierta: mensajes de grupo donde todos los asistentes pueden participar e intercambiar mensajes.
• Nombre de la Entidad con quien realiza el trámite: mensajería con la persona de la organización que esté asignado para ayudarle en la realización del trámite.

Este tipo de mensajería debe emplearse para resolver cuestiones relativas al trámite y no para resolver dudas de uso de la aplicación o incidencias técnicas, para lo cual se cuenta con la opción de «Ayuda» dentro del portal.

Una vez finalizado el trámite, pulsando en el botón «DESCARGAR» de la parte superior derecha de la ventana emergente se puede descargar un documento con todo el histórico de mensajes enviados y recibidos.

Consultar los detalles del trámite #

Los parámetros configurados para la realización del trámite (grabación, tipo de seguridad en el acceso, medio para recibir notificaciones y tipos de firma digital habilitados) se muestra en la parte superior. A continuación se incluye la descripción del trámite que haya dado de alta la organización.

Pulsando en el botón de «MÁS DETALLES» se abrirá una ventana con el detalle de los consentimientos a realizar en el mismo y el histórico de acciones que se hayan realizado.

Consultar, descargar y subir documentación #

En la sección central, bajo los detalles del trámite, aparecen las carpetas de documentación a intercambiar con la organización.

Gestión de los documentos en cada carpeta #

Pulsando en cualquiera de las carpetas accederá a una pantalla con la siguiente información:

• Nombre de la carpeta
• Historial de acciones realizadas en la carpeta, pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre de la misma.
• Descripción y/o instrucciones a seguir con el documento o los documentos de la misma, según los haya descrito la organización cuando configuró el trámite.
• Sección «Documentación disponible»: documentos subidos por la organización, para su consulta o descarga por quien va a realizar el trámite.
• Sección «Documentos aportados»: espacio donde subir la documentación requerida por parte de la persona que va a realizar el trámite.

Para subir un documento basta con arrastrar el fichero al espacio sombreado en gris desde su explorador de archivos o bien pulsar en el icono azul para abrir una ventana del explorador y seleccionar el fichero. Se pueden subir varios documentos a esta sección. El tamaño máximo de cada uno de ellos es el configurado por el administrador.

También es posible pulsar en el botón “CAPTURAR IMAGEN”, que le permite emplear el equipo desde el que está conectado o su dispositivo móvil para tomar una imagen del documento que quiera subir y que ésta se suba directamente a la aplicación.

Una vez subido un documento, se ve en forma de «tarjeta» y en ella hay tres puntos con los que puede:

• • Descargarlo de nuevo a su equipo.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Renombrarlo.
  • Moverlo a otra carpeta de las existentes.
  • Eliminarlo.
  • Consultar el historial de acciones del mismo: cuándo se subió, si se ha cambiado de nombre y cuándo se ha hecho.

Los documentos aportados pueden ser consultados por el profesional que validará el trámite y realizará la cita por video, accediendo a una vista de esta documentación. Dispone de la posibilidad de marcar cada documento como «Validado» o «Rechazado», para informar a la persona que lo ha aportado de si es correcto o no. En caso de que haya realizado alguna de las dos acciones, aparece bajo el nombre del documento aportado el texto «Validado» o «Rechazado», junto a un icono de completado o rechazado.

En caso de rechazos de documentos, el profesional tiene la posibilidad de enviarle un mensaje al hacerlo, indicando el motivo del rechazo y la forma de proceder. En cualquier caso, siempre podrá aportar otro documento, con la corrección precisa.

Cuando haya aportado los documentos que la organización haya marcado como requeridos en cada carpeta, al volver a la vista con todas las carpetas, el icono de aviso en rojo habrá sido sustituido por un icono de «completado», en color gris. Cuando el profesional valide el documento, el icono pasará a estar en verde. Si el profesional lo rechaza, el icono volverá a ser el de aviso en color rojo.

Cuando se produce una validación o un rechazo ya no podrá renombrar o eliminar el documento. Sólo podrá descargarlo y consultar sus detalles.

La validación o rechazo de la documentación no implica que la cita no pueda llevarse a cabo técnicamente. La aplicación permitirá la ejecución de la misma. Si la organización no quiere realizar la cita si no dispone con antelación a la misma de todos los documentos validados, será responsabilidad suya y deberá informarle al respecto.

Gestión en lote de la documentación

Si se va a realizar una misma acción con varias carpetas o documentos, como moverlos, eliminarlos, etc., se debe pulsar en el icono de la parte superior derecha con las casillas de verificación, que permite marcar varios documentos y seleccionar una misma acción a realizar en todos ellos.

Documentos generados automáticamente

Hay tres tipos de documentos que se generan automáticamente por la plataforma y se muestran en la sección de documentación de un trámite:

• Acuse de recibo: documento que permite al participante acreditar la realización de un trámite. Se genera cuando una videocita se finaliza o cuando en una gestión el participante la marca como completada.
• Informe: documento que incluye toda la información relativa a un trámite que ha sido cerrado, ya sea en estado completo (todos los pasos requeridos completados) o incompleto (sin alguna información requerida). Se genera cuando un profesional revisa y cierra el documento borrador que genera automáticamente la plataforma.
• Justificante de asistencia: documento que permite acreditar la asistencia a una cita, con la fecha, hora y duración efectiva de la misma.

Contactar con el equipo de soporte de Councilbox #

Pulsando en el icono de ayuda que hay en la parte inferior de la sección central se puede contactar con el equipo de soporte de Councilbox, para preguntar cualquier duda o resolver posibles incidencias técnicas que tenga con el uso de la aplicación.

Realizar un test técnico de su equipo para la realización de la videocita #

Si el trámite incluye la realización de una videocita con un profesional de la organización, pulsando en el botón «TEST DE VIDEOLLAMADA» que hay en la sección derecha de la pantalla, se podrá efectuar una prueba técnica antes de que llegue el momento de la videollamada para saber si los medios del equipo desde el que está conectado son válidos para realizarla.

Al pulsar en el botón, se muestra una ventana emergente con dos pestañas:

1. DIRECTO: se debe seleccionar, en caso de que tenga varios disponibles en el equipo, cuál de los dispositivos de vídeo y audio que haya disponibles quiere testear.
2. VERIFICACIÓN TÉCNICA: una vez seleccionados los dispositivos a testear en la pestaña DIRECTO, pulsar en «REALIZAR TEST». El sistema efectuará una serie de tests automáticos sobre el micrófono, la cámara, la red desde la que está conectado y la conexión.

Cuando el sistema finaliza las comprobaciones le indica, mediante un mensaje emergente, si es válido o no y, en caso de no serlo, muestra un aviso en la característica o características que lo hacen incompatible. 

Pulsando en el botón de «AYUDA» de la parte superior derecha de esta ventana, podrá enviar un mensaje al equipo de soporte de Councilbox para recibir ayuda en caso de necesitarla.

Consultar la ubicación de la cita #

Si el trámite se va a realizar mediante una cita presencial, en la parte derecha de la pantalla, en vez de la posibilidad de realizar el test técnico para la videollamada, aparecerá un mapa con la dirección y la ubicación donde se deberá acudir para realizar el trámite presencialmente.

Consultar las notificaciones recibidas #

Pulsando en el icono de la campana que hay en el encabezado de la página, junto al logo de OVAC, puede consultar la fecha y hora y el objetivo de las notificaciones que le han sido remitidas y el medio por el cual se le han enviado (SMS, WhatsApp o correo electrónico).

Acceder a la carpeta personal #

Cuando ya se han iniciado trámites con una Organización y alguno de ellos ha sido completado, desde la notificación de informe enviado se muestra un botón «CARPETA PARTICIPANTE» que al pulsarlo permite acceder a la lista de trámites iniciados. Pulsando en cualquiera de estos, se accede a la pantalla de gestión del mismo.