Antes de completar la gestión, cuando se accede por primera vez o aún no se han completado todos los pasos, el portal muestra los pasos a realizar y opciones de soporte para contactar con el profesional que la validará.

Opciones de consulta en el portal  #

En el encabezado de la pantalla, pulsando en el icono de la persona junto al logo de OVAC accede a un menú con las siguientes opciones:

• Mis Datos: consulta de sus datos personales.
• Resumen: histórico de acciones realizadas con la gestión.

En la parte inferior de la barra lateral derecha, dispone de dos opciones para:

• Solicitar asistencia: se abre una ventana que permite introducir un número de contacto para que el profesional le contacte en el mismo. 
• Comunicarme por chat (si la organización ha habilitado este canal de consulta): se abre una ventana para mantener un chat con el profesional que debe validar la información y documentación aportada en la gestión. Cuando finaliza la gestión, pulsando en el botón «DESCARGAR» se puede obtener un fichero con el histórico de mensajes enviados y recibidos.

Realización del trámite #

Sección «Trámite»: pasos a dar para completar el trámite #

Cada uno de los pasos del trámite aparecen en un menú izquierdo con textos en color blanco sobre un fondo azul. El último paso «Presentación», sirve para dar por finalizado el trámite una vez completados los pasos.

Cuando se selecciona un paso, el detalle del mismo se presenta en el centro de la pantalla.

Todos ellos tienen una sección sombreada en negro, «Revisión», que permite al profesional marcar el paso como completado o a corregir una vez lo revise. 

Los posibles tipos de pasos y las acciones a realizar son:

• Consentimiento Informativo: leer el texto mostrado.
• Consentimiento de Aceptación/Rechazo: leer el texto mostrado y pulsar el botón de aceptar o rechazar el mismo.
• Consentimiento Formulario: rellenar los campos del formulario mostrado. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco. 
• Consentimiento de tipo Respuestas Múltiples: seleccionar las respuestas que considere adecuadas a cada una de las preguntas mostradas, haciendo check en las casillas necesarias. Cada pregunta puede tener distinto número de respuestas seleccionables.
• Consentimiento de Identificación Biométrica: una vez activado por el profesional, pulsar en «INICIAR» para arrancar el proceso mediante el cual deberá realizar realizar un selfie y tomar una captura de su documento de identificación. El sistema comprobará la validez del documento aportado y verificará que la persona que se ha tomado el selfie y la que aparece en la fotografía del documento son la misma. Para realizar el selfie y la captura del documento de identidad mediante un dispositivo distinto al que está empleando para el acceso, es necesario escanear el QR con ese otro dispositivo y en éste se seguirán los pasos que se  describen a continuación, ya que son los mismos que si se realiza desde el mismo dispositivo desde el que se está accediendo. En caso de realizar el proceso desde el propio dispositivo, pulsar en el botón «CONTINUAR EN ESTE DISPOSITIVO».

  Paso 1: captura del documento de identidad

  Encajar el anverso del documento en el marco que se muestra en pantalla y el sistema tomará una imagen automáticamente. Si ésta no se lee bien, pulsar en REPETIR. 

  Repetir la operación con la «parte trasera», empleando el reverso del documento.

Este paso sólo se realiza la primera vez que se autentica con esa Organización. En sucesivas ocasiones sólo es necesario realizar el selfie, a no ser que a validez del documento aportado haya caducado.

• Paso 2: realización de selfie

   En la ventana que se abre, encajar la imagen de la cara.

  Si la identificación no es correcta, aparecerá un mensaje indicándolo y podrá reintentarlo o cancelarlo. 

• Consentimiento de Firma: le permite firmar documentos con su certificado digital, por SMS o por WhatsApp. Pulse en el botón INICIAR y seleccione Autofirma si quiere firmar con su certificado personal o WhatsApp o SMS si prefiere firmar mediante un código recibido por el medio seleccionado.

Se lanzará una ventana con un visor de los documentos a firmar. En esa ventana puede revisarlos, imprimirlos, descargarlos, etc. Para poder firmar, es necesario marcar la casilla que hay en el pie de la ventana, que indica que se ha leído el documento en su totalidad antes de firmarlo. Pulsar en FIRMAR y seguir las instrucciones en pantalla, que dependen del método de firma escogido.

Una vez firmados los documentos, dispone de una copia de cada uno con la firma embebida en los metadatos del documento, que se puede consultar en el panel de firma del documento pdf. En función de la configuración del método de firma, también puede aparecer una marca de tiempo y autor de la firma en el pie del documento o en la última página.

Por cada documento firmado se genera otro documento pdf que certifica la validez y trazabilidad de la firma por parte de Councilbox.

• Consentimiento de Captura de documentación: pulsar el botón “INICIAR”; se abre una ventana para seleccionar el dispositivo desde el que hacer la captura. Si es distinto al que está usando, debe escanear el QR y, si quiere usar el mismo, pulsar el botón “CONTINUAR EN ESTE DISPOSITIVO”.

En cualquiera de los dos casos deberá seleccionar el tipo de documento a capturar y se mostrará la imagen de la cámara del dispositivo seleccionado con un marco cuya orientación (horizontal/vertical) y tamaño (documento de identificación/A4) depende del tipo de documento que haya indicado. Deberá ajustar el documento en el marco y pulsar en “CAPTURAR”. Al hacerlo, se mostrará la captura, junto a botones que permiten repetir el proceso, añadir más páginas o finalizar el proceso.

Al terminar con la captura pulsar en finalizar, podrá verla como documento de tipo imagen en la sección de documentación capturada de este paso del trámite.

• Consentimiento de PDF interactivo: pulsar el botón “INICIAR”; se abre el visor de documentación con el formulario cargado. Se pueden completar los campos del mismo  y al finalizar se ha de pulsar en ENVIAR. Si es necesario firmarlo, iniciar el proceso de firma ya descrito pulsando en FIRMAR.

El PDF a rellenar debe ser un formulario creado con campos de tipo AcroForm, no son válidos PDFs escaneados o con formularios no interactivos, ya sean dibujados o aplanados al guardar. Los campos del formulario deben ser reconocibles:

• • Campos de texto (TextField)
  • Casillas de verificación (CheckBox)
  • Botones de opción (RadioButton)
  • Menús desplegables (ComboBox)
  • Listas (ListBox)

Para verificar si tiene un formato válido, se pueden seguir los siguientes pasos con Adobe Acrobat: Abrir PDF > Herramientas > Preparar formulario. Si aparecen los campos interactivos, el formato es el adecuado para su uso en este tipo de paso.

• Consentimiento Solicitar documentación: se presentan distintas carpetas con los documentos que la organización ha puesto a su disposición y aquellas otras donde debe subir documentos.

Sobre el nombre de la carpeta, aparece un icono de aviso en rojo cuando en ella debe aportar algún documento requerido para completar el trámite.

Pulsando en cualquiera de las carpetas accederá a una pantalla con la siguiente información:

• • Nombre de la carpeta
  • Historial de acciones realizadas en la carpeta, pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre de la misma.
  • Descripción y/o instrucciones a seguir con el documento o los documentos de la misma, según los haya descrito la organización cuando configuró el trámite.
  • Sección «Documentación disponible»: documentos subidos por la organización, para su consulta o descarga por quien va a realizar el trámite.
  • Sección «Documentos aportados»: espacio donde subir la documentación requerida por parte de la persona que va a realizar el trámite.

Para subir un documento basta con arrastrar el fichero al espacio sombreado en gris desde su explorador de archivos o bien pulsar en el icono azul para abrir una ventana del explorador y seleccionar el fichero. Se pueden subir varios documentos a esta sección. El tamaño máximo de cada uno de ellos es el que haya configurado el administrador de la aplicación.

Una vez subido un documento, se ve en forma de «tarjeta» y en ella hay tres puntos con los que puede:

• • Descargarlo de nuevo a su equipo.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Renombrarlo.
  • Moverlo a otra carpeta de las existentes.
  • Eliminarlo.
  • Consultar el historial de acciones del mismo: cuándo se subió, si se ha cambiado de nombre y cuándo se ha hecho.

Los documentos aportados pueden ser consultados por el profesional, accediendo a este paso del trámite. Dispone de la posibilidad de marcar cada documento como «Validado» o «Rechazado», para informar a la persona que lo ha aportado de si es correcto o no. En caso de que haya realizado alguna de las dos acciones, aparece bajo el nombre del documento aportado el texto «Aceptado» o «Rechazado», junto a un icono de completado o rechazado.

En caso de rechazos de documentos, el profesional tiene la posibilidad de enviarle un mensaje al hacerlo, indicando el motivo del rechazo y la forma de proceder. En cualquier caso, siempre podrá aportar otro documento, con la corrección precisa.

Cuando haya aportado los documentos que la organización haya marcado como requeridos en cada carpeta, al volver a la vista con todas las carpetas, el icono de aviso en rojo habrá sido sustituido por un icono de «completado», en color gris. Cuando el profesional valide el documento, el icono pasará a estar en verde. Si el profesional lo rechaza, el icono volverá a ser el de aviso en color rojo.

Tanto ya sea una validación como un rechazo, cuando se produce ya no podrá renombrar o eliminar el documento. Sólo podrá descargarlo y consultar sus detalles.

Sección «Detalles» #

Se muestra una ventana con las características del trámite y los consentimientos a completar. 

Realización de videollamada con el profesional #

El profesional encargado de revisar y validar la información que aporte puede tener la opción de realizar una videollamada con el participante para ayudar en lo que sea necesario. Esta opción no siempre está disponible, pues debe haber sido configurada por la entidad con la que está realizando el trámite.

La videollamada no puede agendarse, sino que se realiza en el momento en el que el profesional la inicia. Por tanto, deben coincidir en ese momento conectados a la plataforma. Para coordinarse, pueden hacerlo mediante la funcionalidad de mensajería.

En caso de que se realice la videollamada, la parte derecha de la pantalla pasa a estar ocupada por las señales de video.

Presentación de la gestión #

Una vez completados los pasos del trámite, debe ir al último paso, «Presentación» y pulsar en el botón «FINALIZAR Y PRESENTAR», que sirve para trasladar a la organización el hecho de que ya ha terminado este trámite. El botón podrá pulsarse cuando todos los pasos que hayan sido definidos como requeridos en el trámite se hayan completado.

Al presentarlo, toda la información que haya aportado queda bloqueada para que no pueda ser editada y el profesional encargado de la validación recibirá una notificación para que proceda a revisar lo que ha aportado.

Si el profesional la revisa y considera que no está completa o correcta, volverá a reabrirla, pasando su estado a Pendiente. En tal caso, recibirá una notificación con la reapertura de la gestión. El profesional puede enviarle un mensaje explicando el porqué no está bien.

Información de una gestión ya realizada #

Al acceder al portal a consultar una gestión realizada aparece la siguiente información:

• Sección izquierda: datos del participante y posibilidad de enviar mensajes al profesional.
• Sección central:
  • Documentos intercambiados, incluyendo un acuse de recibo de trámite realizado y, cuando lo apruebe el profesional, el informe de cierre del trámite.
  • Los detalles del trámite llevado a cabo (pulsando en el botón “MÁS DETALLES”.
  • El informe, los pasos completados con su información asociada y el histórico de acciones, pulsando en el botón “RESUMEN COMPLETO”.
• Sección derecha: acceso a encuesta de satisfacción.

Carpeta personal #

Cuando ya se han iniciado trámites con una Organización y alguno de ellos ha sido completado, desde la notificación de informe enviado se muestra un botón «CARPETA PARTICIPANTE» que al pulsarlo permite acceder a la lista de trámites iniciados. Pulsando en cualquiera de estos, se accede a la pantalla de gestión del mismo.