Disponible para superadministradores, administradores, supervisores, gestores de calendario y profesionales

Configuración de la vista en pantalla #

La vista de las citas pasadas y agendadas a futuro se cambia haciendo uso del botón que aparece en la parte superior izquierda. Se dispone de las siguientes alternativas:

• Vista listado: las citas se disponen como filas de una tabla cuyas columnas son configurables.
• Vista calendario: las citas se muestran en un calendario cuyo comienzo y final es parametrizable.
• Vista diaria: citas en un día a seleccionar, mostradas en la hora de comienzo y final de las mismas, con el nombre del profesional asignado.

Las citas a visualizar pueden ser filtradas con los selectores superiores, situados junto al botón que permite cambiar de vista. Las opciones de filtrado son:

• Por estado de la cita:
  • Cancelado: la cita ha sido cancelada y no se ha celebrado ni se celebrará.
  • Confirmado: la cita está agendada y aún no ha tenido lugar.
  • En curso: la sala de video ha sido abierta y la reunión no ha finalizado.
  • En pausa: la cita se inició y durante la misma se pausó en un punto para continuar con ella en el momento para el que se haya reagendado.
  • Informe pendiente: la cita ha terminado pero aún no ha cerrado el informe de la misma.
  • Procesando informe:  es un estado empleado únicamente cuando hay integraciones con aplicaciones externas que exigen de la realización de alguna acción en el documento en esa aplicación, como por ejemplo la inclusión de un CSV.
  • Incompleto: la cita ha terminado, se ha cerrado el informe y alguno de los consentimientos requeridos en la misma no se ha completado.
  • Completado: la cita ha terminado, se ha cerrado el informe y todos los consentimientos requeridos se llevaron a cabo.
• Por rango de fechas, con las opciones por defecto de «hoy», «semana en curso», «mes en curso» o estableciendo un periodo de fechas a medida, que no puede ser superior a tres meses. 
• Por trámite, seleccionando el trámite concreto para el cual quieren consultarse las citas existentes.
• Por entidad en la que está agendada la cita.
• Por tipo de cita:
  • Cita previa: es una cita estándar.
  • Kiosko: cita generada desde un dispositivo específico («kiosko»).
  • Prueba: cita creada desde el entorno de gestión de los usuarios de la organización que, al crearse, ha sido marcada como «de prueba», de forma que no se tendrá en cuenta para los seguimientos de actividad real que se muestran en la aplicación.

Además de las opciones de filtrado, se dispone de un buscador de texto que busca la cadena de texto que se escriba entre los nombres de los asistentes a las citas.

Personalización de columnas en la vista listado #

En la tabla en la que se disponen las citas, en la primera fila de encabezado de la misma, se muestran una serie de columnas, que pueden ser seleccionados desplegando el menú que se muestra al pulsar en el icono del triángulo invertido que hay junto al icono de la rueda que hay al final de la columna de encabezado. Las posibles columnas a seleccionar son:

• Fecha: fecha y hora de la cita.
• Ref.: número de referencia único que el sistema asigna a la cita automáticamente cuando ésta se crea.
• Identificador externo: código de esta cita en un sistema externo con el que se ha integrado la aplicación.
• Asistentes: nombre y apellidos de los asistentes a la cita.
• Trámite: nombre de los trámites que se llevarán a cabo en la cita.
• Documentos: número de documentos que están cargados en la sección de documentación de la cita. Algunos pueden haber sido aportados por la organización y otros por los asistentes. Pulsando sobre el número se accede al espacio de documentación de esa videocita, donde se pueden consultar los documentos que los participantes hayan aportado, así como los puestos a disposición de éstos por la organización. 
• Profesional: usuario asignado para la realización de la videocita con los asistentes.
• Entidad: entidad con la que se realiza el trámite.
• Tipo:
  • Citas previas: citas en el horario de atención estándar que haya sido definido para la entidad.
  • Citas urgentes: citas en el horario reservado para realizar citas urgentes que se haya definido por la entidad (si está activada esta posibilidad).
  • Citas inmediatas: citas a realizar según se termine de crear la misma (si está activada esta posibilidad).
• Estado:
  • Cancelado: la cita ha sido cancelada y no se ha celebrado ni se celebrará.
  • Confirmado: la cita está agendada y aún no ha tenido lugar.
  • En curso: la sala de video ha sido abierta y la reunión no ha finalizado.
  • En pausa: la cita se inició y durante la misma se pausó en un punto para continuar con ella en el momento para el que se haya reagendado.
  • Informe pendiente: la cita ha terminado pero aún no ha cerrado el informe de la misma.
  • Procesando informe:  es un estado empleado únicamente cuando hay integraciones con aplicaciones externas que exigen de la realización de alguna acción en el documento en esa aplicación, como por ejemplo la inclusión de un CSV.
  • Incompleto: la cita ha terminado, se ha cerrado el informe y alguno de los consentimientos requeridos en la misma no se ha completado.
  • Completado: la cita ha terminado, se ha cerrado el informe y todos los consentimientos requeridos se llevaron a cabo.
• Asistencia: al crearse una cita, ésta puede crearse con la necesidad de que los asistentes reconfirmen su asistencia antes de la misma y con posterioridad a su creación. En este campo se muestran cuántos de los asistentes han confirmado su asistencia del total de los convocados, en formato «confirmados/total asistentes».
• Acciones:
  • Envío de notificación a los asistentes, pulsando en el icono del sobre. Se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a los asistentes, así como el título del mismo.
  • Acceso a la sala de video.
    • En aquellas citas en estado Confirmado, aparece el botón «ABRIR», que permite abrir la sala de video.
    • En citas en estado En curso, aparece el botón «ENTRAR», que permite acceder a la sala de video que ya está abierta.
    • En citas en estado En pausa, aparece el botón «REANUDAR», que permite acceder de nuevo a la sala de video, en la que se mostrarán como completadas las acciones realizadas antes de la pausa.

Acciones realizables con una cita ya creada #

Pulsando en los tres puntos que hay en la última columna de la vista listado de citas, se despliega un menú con las siguientes opciones:

• Preparar la sala (solo para citas en estado Confirmado): se visualiza el detalle del trámite a realizar y desde esta pantalla se puede:
  • Editar la configuración del trámite (si se dispone de permiso para ello), pulsando en la pestaña y el campo de la misma que se desea editar. Para ver el detalle de cómo configurar un trámite, ver Configuración de trámites de tipo videocita.
  • Pulsando en los tres puntos junto al estado de la cita que se muestra en el encabezado:
    • Participantes: se accede a una ventana con la lista de los participantes. En esta lista se ve el estado la notificación de creación de cita que se le ha remitido a cada uno, si se ha abierto o no dicha notificación. Pulsando en los tres puntos que hay al final de cada fila asociada a un participante:
      • Editar: permite editar los datos de ese participante y su condición de invitado o representante de una tercera persona. Consultar Alta de cita desde el backoffice para conocer el detalle de cada campo.
      • Notificaciones: permite consultar el histórico de notificaciones remitidas a ese participante y si las ha abierto o no.
      • Acceso participante: permite consultar la URL específica con la que ese participante accede al portal de gestión de la cita.
      • Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a ese participante, así como el título del mismo.
      • Abrir chat: se abre una ventana desde la que pueden intercambiar mensajes con ese participante. Estos mensajes se consultan únicamente en la aplicación, no se envían notificaciones por correo electrónico con el contenido de los mismos. Sí se envían correos para informar al participante de que se ha enviado un mensaje, si éste no lo consulta en un tiempo de 10 minutos desde el envío del mismo.
      • Enviar aviso de acceso: se envía una notificación indicando que la sala ya está abierta.
    • Asignar: asignar la gestión de esta videocita a un profesional, si se dispone de permiso para ello (roles gestor de calendario, supervisor, administrador o superadministrador).
    • Enviar recordatorio: se envía de nuevo la notificación que se remite automáticamente cuando se crea la cita. Se puede elegir si enviarla a todos los participantes o solo a los que no abrieron la enviada al ser creada.
    • Documentos: se accede al espacio de documentación de esa videocita, donde se pueden consultar los documentos que los participantes hayan aportado, así como los puestos a disposición de éstos por la organización. 
    • Abrir sala: desde aquí se puede abrir la sala de video con los participantes.
  • Botón «ABRIR SALA«: apertura de la sala de video con los participantes.
• Entrar en la sala (solo para citas en estado En curso o En pausa): se accede a la sala de video donde conectarse con los ciudadanos.
• Revisar informe (solo para citas en estado «Pendiente de informe»): se accede al informe de la cita, que puede ser completado y/o cerrado para que no pueda ser modificado. Ver sección Consulta, edición y aprobación del informe posterior a una videocita en esta misma entrada.
• Acceso auditor (solo para citas en estado «Completado»): permite generar un link y una clave de acceso privados para que la persona a la que se les haga llegar pueda consultar los datos de esa cita o gestión, sin posibilidad de editar.
• Marcar/desmarcar como cita de prueba: permite establecer una cita como de prueba, para que no compute en las estadísticas de citas, o desmarcarla como tal. Cuando se marca como de prueba, el icono asociado pasa a ser el de un matraz de laboratorio. Cuando no es de prueba, el icono asociado a la cita es el de una hoja de calendario.
• Participantes: se accede a una ventana con la lista de los participantes. En esta lista se ve el estado de la notificación de creación de cita que se le ha remitido a cada uno, si se ha abierto o no dicha notificación. Pulsando en los tres puntos que hay al final de cada fila asociada a un participante:
  • Editar: permite editar los datos de ese participante y su condición de invitado o representante de una tercera persona. Consultar Alta de cita desde el backoffice para conocer el detalle de cada campo.
  • Notificaciones: permite consultar el histórico de notificaciones remitidas a ese participante y si las ha abierto o no.
  • Acceso participante: permite consultar la URL específica con la que ese participante accede al portal de gestión de la cita.
  • Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a ese participante, así como el título del mismo.
  • Abrir chat: se abre una ventana desde la que pueden intercambiar mensajes con ese participante, que pueden incluir enlaces a páginas web. Estos mensajes se consultan únicamente en la aplicación, no se envían notificaciones por correo electrónico con el contenido de los mismos. Sí se envían correos para informar al participante de que se ha enviado un mensaje, si éste no lo consulta en un tiempo de 10 minutos desde el envío del mismo.
  • Enviar aviso de acceso: se envía una notificación indicando que la sala ya está abierta.
• Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a ese participante, así como el título del mismo
• Asignar (solo para citas en estado Confirmado): permite asignar la gestión de esta videocita a un profesional, si se dispone de permiso para ello (roles gestor de calendario, supervisor, administrador o superadministrador).
• Reagendar cita: permite cambiar la fecha/hora de la cita, seleccionando en la agenda que se muestra en la ventana emergente, el nuevo hueco en el que se llevará a cabo, de entre los disponibles en el momento de reagendarla.
• Cambiar de entidad: permite cambiar la entidad a la que está asociada la videocita. Pulsando en esta opción, se muestra una ventana que permite seleccionar:
  • Entidad: nueva entidad a la que debe quedar asociada la cita. El desplegable muestra solo las entidades que tienen asignado el trámite que se va a llevar a cabo en esa cita.
  • Fecha y hora: selección de fecha y hora en la que debe tener lugar; por defecto se muestra la misma que ya estaba definida, si está disponible.
  • Profesional: desplegable para seleccionar el profesional al que asignarle la cita.
• Cancelar la cita: permite cancelar la cita permanentemente. Al hacerlo, el estado de la misma pasará a «Cancelado».
• Historial: permite consultar el histórico de acciones que se han llevado a cabo con la cita: cuándo se convocó, si se ha añadido documentación por parte de los participantes, si se ha reagendado y si se ha cancelado.
• Documentos: se accede al espacio de documentación de esa videocita, donde se pueden consultar los documentos que los participantes hayan aportado, así como los puestos a disposición de éstos por la organización.
• Estado: se muestra una ventana con el estado de la cita y un resumen de las actividades llevadas a cabo en el trámite: en qué estado están los consentimientos a llevar a cabo y qué intercambios de documentación se han producido.
• Enviar aviso de acceso: se envía a todos los participantes la misma notificación de apertura de sala que se remite automáticamente cuando se pulsa en alguna de las opciones que permiten abrir la sala de video con los participantes.
• Exportación ZIP: sólo aparece esta opción para las citas completadas. Pulsando en ella, se genera y descarga un fichero comprimido en cuyo nombre se incluye el número de referencia de la cita.
  Este fichero incluye dos pdf propios del trámite realizado, uno con el acta o informe final y otro con la referencia a las evidencias electrónicas que se han generado en el proceso, así como todos los documentos intercambiados en el mismo, organizados en carpetas.

Acciones en lote con citas ya creadas #

Desde el listado de citas, se pueden marcar varias mediante la casilla de verificación que sale a la izquierda de cada una y realizar tres posibles acciones:

• Cancelar.
• Eliminar (solo es viable para citas de prueba). Sobre la lista de seleccionadas, solo se eliminarán las citas que sean de prueba.
• Reprogramar: se podrá seleccionar el criterio de fechas a considerar para la reprogramación y el método de asignación a los profesionales, bien automático en función de disponibilidad y volumen de citas que ya tengan, bien manual identificando al profesional a quien asignarlas. Una vez realizado el proceso, se muestra un listado de citas con su agendado previo, el nuevo y el profesional asignado, que es editable uno a uno.

Consulta, carga, validación y rechazo de documentación #

Al pulsar en la opción «Documentos» de los menús desplegables asociados a una cita o en el número que aparece en la columna «Documentos» del listado de citas, se accede al espacio de documentación de la cita, abriéndose una ventana emergente que presenta distintas carpetas con los documentos que la organización ha puesto a disposición de los participantes y aquellas otras donde éstos deben subir documentos. 

Las carpetas pueden reordenarse pulsando en el icono con las flechas verticales de subida y bajada que hay junto al nombre del trámite.

Pulsando en el icono del reloj que hay junto al nombre de la carpeta, se accede al historial de acciones realizadas en la misma.

Pulsando en cualquier punto de la tarjeta con el nombre de la carpeta, se accede a una pantalla con la siguiente información:

• Nombre de la carpeta
• Descripción y/o instrucciones a seguir que se hayan escrito por el usuario de su organización que ha configurado el trámite.
• Sección «Documentación disponible»: documentos subidos por la organización, para su consulta o descarga por quien va a realizar el trámite. 

Se pueden aportar nuevos documentos arrastrando el fichero al espacio sombreado en gris desde su explorador de archivos o bien pulsar en el icono azul para abrir una ventana del explorador y seleccionar el fichero.

El botón «OVAC STORAGE» abre una ventana con todos los documentos que la organización haya cargado en el repositorio general disponible en la aplicación (ver Repositorio de documentación), en la cual se pueden seleccionar los que sean de interés para aportar a esta cita.

El tamaño máximo de cada uno de los ficheros que se adjunten es de 15MB.

Una vez subido un documento, éste puede consultarse pulsando en cualquier punto de la tarjeta en la que se muestra. Pulsando en los tres puntos que aparecen en la misma podrá:

• • Descargar el documento.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Consultar el historial de acciones realizadas en la carpeta, pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre de la misma.
  • Renombrarlo.
  • Moverlo a otra carpeta de documentación.
  • Eliminarlo.

• Sección «Documentos aportados»: espacio donde la persona que va a realizar el trámite debe subir la documentación requerida.

Si se ha subido un documento, éste se ve en forma de «tarjeta». Pulsando sobre ella se abre un visor que permite ver el documento subido en pantalla. Desde la tarjeta, pulsando en los tres puntos, puede:

• • Descargar el documento.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Renombrarlo.
  • Validarlo o rechazarlo: una vez se ha revisado el documento, puede «Validarlo» y en tal caso le aparecerá al participante como «Aceptado» o «Rechazarlo» por considerarlo incorrecto. En tal caso, se desplegará una ventana en la que escribir un mensaje al participante que lo haya subido en el que indicarle los motivos del rechazo.

La validación o rechazo de la documentación no implica que la cita no pueda llevarse a cabo técnicamente. La aplicación permitirá la ejecución de la misma. 

Gestión en lote de la documentación

Si se va a realizar una misma acción con varias carpetas o documentos, como moverlos, eliminarlos, etc., se debe pulsar en el icono de la parte superior derecha con las casillas de verificación, que permite marcar varios documentos y seleccionar una misma acción a realizar en todos ellos.

Consulta, edición y aprobación del informe posterior a una videocita #

Al finalizar una videocita, ésta pasa a estado «Pendiente de informe». Pulsando en el icono de la cita, en su fecha o en otro campo que no remita a información detallada, como puede ser el de Documentos o Profesional, se accede al informe de la cita. Este informe incluye distintas secciones, en forma de pestañas:

• Informe (no editable): resumen de la cita llevada a cabo, que incluye:
  • Nombre del trámite
  • Entidad
  • Celebración: fecha y hora de la videollamada
  • Descripción del trámite realizado
  • Nombre y DNI del asistente/s
  • Grabaciones de la videocita (si aplica y si existen)
  • Consentimientos de la videocita, separados por trámite si en la cita se han realizado varios trámites.
  • Documentación intercambiada: nombre y código de los ficheros.
  • Conclusiones de la videocita: texto final introducido por el profesional durante la cita (si existe).
• Seguimiento interno (parcialmente editable): datos sobre la gestión interna realizada para llevar a cabo la cita. Incluye:
  • Profesional asignado e histórico de asignaciones si hubo cambios.
  • Fecha de creación de la cita.
  • Horario agendado para la cita y cuándo se llevó a cabo. Diferencial en tiempo entre la realidad y lo agendado.
  • Duración reservada para la sesión y duración real de la misma. Diferencial en tiempo entre la realidad y lo agendado.
  • Identificador externo: código de esta cita en un sistema externo con el que se ha integrado la aplicación.
  • Código de referencia: es un campo libre que puede ser empleado para insertar algún tipo de código de otra aplicación, como por ejemplo un gestor documental, y con el que se quiere establecer una relación. Puede ser, por ejemplo, el número de expediente asociado en otra aplicación de la organización.
  • Notas internas de la cita: textos escritos como notas antes y durante la cita.
  • Observaciones: campo de texto editable para asociar observaciones a la cita realizada. Puede ser editado en cualquier momento. Son visibles para los usuarios de la organización pero no se incluyen en el informe que se comparte con el asistente cuando éste se aprueba.
• Historial: histórico de las acciones principales realizadas en la cita con su correspondiente sellado de tiempo
  • Inicio de la videocita
  • Apertura y cierre de consentimientos en videocita
  • Aceptación o rechazo de consentimientos en videocita.
  • Validación de documentación.
  • Firma de documentación.
  • Fin de la cita.
• Participantes: listado de convocados a la video cita, indicando si asistió o no a la misma. Pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre se accede a:
  • Consultar datos: visualización de datos completos del participante
  • Notificaciones: histórico de notificaciones enviadas
  • Descargar evidencias: en esta opción se descarga un fichero, de nombre CBX Data, que es un PDF con el histórico y evidencias de las comunicaciones certificadas de la plataforma.
  • Acceso participante: permite consultar la URL específica con la que ese participante accede al portal de gestión de la cita.
  • Abrir chat: se abre una ventana desde la que pueden intercambiar mensajes con ese participante, que pueden incluir enlaces a una página web. Estos mensajes se consultan únicamente en la aplicación, no se envían notificaciones por correo electrónico con el contenido de los mismos. Sí se envían correos para informar al participante de que se ha enviado un mensaje, si éste no lo consulta en un tiempo de 10 minutos desde el envío del mismo.
  • Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a ese participante, así como el título del mismo.
• Documentación: documentos intercambiados a través de la aplicación, separados por trámite si se han realizado varios. Se puede ver y descargar la documentación compartida. Además, siempre que el informe de la cita no haya sido aprobado aún, se podrá añadir nueva documentación en la sección  “Otra documentación”, que será compartida con el participante y estará disponible a través del portal del participante.
• Consentimientos: consentimientos previos a la ejecución del trámite, incluyendo la identificación biométrica si se ha realizado, y pasos del trámite completados durante la videocita, con las respuestas a los mismos aportados por los participantes. En caso de consentimiento de firma, incluye los documentos firmados para su descarga, así como el informe de firma que genera la aplicación.
• Grabación: en caso de que se haya grabado la videocita, el fichero generado estará accesible en esta sección. Clicando en los 3 puntos a la izquierda del botón “Descargar”, el profesional podrá firmar la grabación, si está habilitada esta opción. Una vez firmada la grabación, el profesional podrá descargar un certificado emitido por Councilbox que acredita la firma con los siguientes datos:
  • Autor de la firma
  • Fecha y hora
  • Emisor del certificado
  • Identificador único del contenido firmado
  • Tipo de cifrado utilizado para obtener el identificador único.
• Encuesta: respuestas de los participantes a las preguntas de la encuesta que se les presenta en pantalla a la finalización de la videollamada.

Pulsando el botón «CERRAR» de la pestaña INFORME, el informe queda aprobado y no se pueden realizar modificaciones. 

Una vez cerrado el informe, pulsando en el botón «DESCARGAR», la información contenida en la pestaña INFORME es descargable en formato pdf. Ese mismo documento queda colgado en la documentación de la cita, accesible por los participantes.

En el listado de videocitas, ésta pasa a estado «Completado» si todos los consentimientos de la cita fueron completados y en estado «Incompleto» si hay alguno que no se realizó.