Disponible para Superadministradores y Administradores

Conceptos básicos #

Las «Entidades» se corresponden con agrupaciones de trámites que van a ser gestionados por un determinado grupo de profesionales.

Por ejemplo, son las Concejalías en las que se divide un Ayuntamiento, donde cada una de ellas va a publicar diferentes trámites.

Los profesionales pueden estar asociados a una o varias entidades e, incluso, cada uno puede realizar solo algunos de los trámites definidos en una entidad.

Por encima de las entidades está la «Organización», que es de la que dependen todas las Entidades. En el caso del ejemplo, sería el Ayuntamiento.

No es imprescindible definir Entidades si no son necesarias. Todos los trámites pueden estar asociados a la Organización.

Pantalla «Entidades» #

Alta de entidad #

Pulsando en el botón con el símbolo «+» de la esquina inferior derecha.

Listado de entidades #

En el listado aparecen las entidades administradas por el usuario conectado:

• Un superadministrador, con todas las entidades asignadas, ve en el listado todas las entidades creadas, así como la Organización.
• Un administrador, que solo tenga una entidad asignada, solo ve dicha entidad en el listado.

Campos de la tabla

• Columna «Id»: identificador único asignado automáticamente por el sistema a cada Organización o Entidad. No editable.
• Columna «Identificador externo»: empleado para vincular el código de identificación que tiene esa entidad en una aplicación externa del cliente, para el correcto funcionamiento del intercambio de datos vía API.
• Menú desplegable (tres puntos al final de la fila correspondiente a cada entidad): Acceso a la edición o a la eliminación de la Entidad (solo si el rol del usuario le permite borrar entidades).

Baja de entidad #

Desde el listado de entidades, pulsando en el menú desplegable (tres puntos al final de la fila correspondiente a cada entidad), opción «Borrar entidad».

Pulsando en el icono de los cuadrados, junto al buscador, se pueden seleccionar varias entidades marcando las casillas de verificación que aparecen junto a su nombre y eliminarlas, pulsando en el botón «ELIMINAR» que aparece en el pie de la página al haber marcado la casilla de alguna entidad.

Creación de una nueva entidad o edición de una entidad ya creada #

Sección General #

Pestaña Detalles #

Subsección Consumos #

• Consumos: información sobre el consumo acumulado de servicios en pago por uso en el período de fechas que se parametrice.

Subsección Configuración #

• Nombre/Razón social: nombre que se le da a la entidad y con el que aparecerá en la aplicación.
• NIF: número de documento de identificación de la entidad, si lo tiene.
• Correo electrónico de contacto: dirección de correo electrónico a la que se enviarán los mensajes de los ciudadanos o profesionales cuando pulsen en la opción de «Soporte» o «Ayuda».
• Idioma principal: idioma por defecto que verá un ciudadano cuando accede al portal de solicitud de trámite.
• Idiomas disponibles: otros idiomas además del principal en el que se publicarán trámites. Si se dan de alta, el ciudadano contará con un desplegable para cambiar el idioma de entre los disponibles. Desde el punto de vista de la administración, será necesario replicar los contenidos personalizados de cada trámite en cada uno de los idiomas disponibles. El ciudadano verá solo los trámites definidos en el idioma que haya seleccionado.
• Firmas disponibles: los métodos de firma que se muestran en el desplegable son los existentes en la plataforma y, de ellos, se pueden seleccionar todos o solo alguno. Estos métodos quedarán activados para todos los trámites en los que se vaya a firmar documentación. En caso de que se configuren ambos métodos, será el participante quien seleccione el método de firma a emplear cuando vaya a firmar un documento.
• Identificador externo: identificador empleado para vinculador el código de identificación que tiene esa misma entidad en una aplicación externa del cliente, para el correcto funcionamiento del intercambio de datos vía API. Sólo es necesario introducirlo si va a haber intercambio de datos vía API a nivel de entidad y la vinculación es realizada en OVAC y no en la aplicación con la que se integra.

Subsección Ubicación #

• Dirección: dirección física del cliente de OVAC.
• Localidad: localidad de la dirección física del cliente.
• Código Postal: código postal de la dirección física del cliente.
• Provincia: provincia de la localidad de la dirección física del cliente.
• País: país de la localidad de la dirección física del cliente.
• Latitud: latitud de la sede de la organización. Con la latitud y la longitud se muestra al participante un mapa de la ubicación de la organización.
• Longitud: longitud de la sede de la organización. Con la latitud y la longitud se muestra al participante un mapa de la ubicación de la organización.

Pestaña Usuarios #

Listado de usuarios vinculados a la Entidad.

Desde el listado, pulsando en el menú desplegable (tres puntos al final de la fila correspondiente a cada usuario), se puede desvincular al usuario o, pulsando en Editar, cambiar su rol o cualquier otro dato asociado a ese usuario.

Sección Administración #

Pestaña Agenda #

Agenda de atención específica para la Entidad. Si no se configura, el sistema tomará la agenda definida para la Organización.

Si se ha configurado la opción de Agenda por usuario (a configurar por Councilbox, a petición del cliente), cada usuario profesional podrá tener una agenda específica, cuyo horario de atención debe estar dentro del horario de atención definido en la Agenda de la Entidad.

Pulsando en el botón «+», se configuran:

Períodos disponibles #

• Check “Configurar agenda de 24 horas”: se asume que la agenda está abierta las 24 horas y, por tanto, no se solicitan la hora de inicio y final de período de atención
• Fecha de inicio y finalización: son campos obligatorios para poder configurar un periodo disponible de atención en OVAC.
• Días: son los días de atención en los que se realizarán cita, tanto si son creadas por el profesional como si son solicitadas por el ciudadano.
• Desde y hasta: son las horas de inicio y final del período de atención por los profesionales.
• Duración de cada franja: es el tiempo reservado que se dedicará a la realización de cada cita.
• Antelación mínima: es el número de horas bruto que se debe respetar antes de que el ciudadano solicite una cita. Por ejemplo, si desea contar con un día de antelación para atender una cita, se introducen 24 horas.
• Concurrencia: es el número de citas simultáneas que se pueden realizar. Por ejemplo, si establecemos una concurrencia de 2, no será posible crear más de 2 citas para la misma franja horaria.
• Tiempo máximo de recepción de reservas: este parámetro limita la visibilidad de slots en agendas al tiempo definido. Es decir, si, por ejemplo, es definido como “dos semanas” y la agenda está definida a un año vista, en el momento de agendar cita solo se podrá hacer en el período de dos semanas desde la fecha en la que se solicita ésta.

Días disponibles #

Días específicos fuera del período disponible en los que se admitirán citas.

• Check “Configurar agenda de 24 horas”: se asume que la agenda está abierta las 24 horas y, por tanto, no se solicita la hora de inicio y final de período de atención en el día a introducir.
• Fecha de inicio: fecha del día disponible.
• Desde y hasta: son las horas de inicio y final del período de atención por los profesionales.
• Duración de cada franja: es el tiempo reservado que se dedicará a la realización de cada cita.
• Antelación mínima: es el número de horas bruto que se debe respetar antes de que el ciudadano solicite una cita. Por ejemplo, si desea contar con un día de antelación para atender una cita, se introducen 24 horas.
• Concurrencia: es el número de citas simultáneas que se pueden realizar. Por ejemplo, si establecemos una concurrencia de 2, no será posible crear más de 2 citas para la misma franja horaria.
• Tiempo máximo de recepción de reservas: este parámetro limita la visibilidad de slots en agendas al tiempo definido. Es decir, si, por ejemplo, es definido como “dos semanas” y el día disponible es dentro de un mes desde la fecha en la que se pide la cita, esta fecha no aparecerá como disponible. Cuando queden dos semanas o menos, ya sí aparecerá como disponible.

Excepciones #

Días específicos dentro del período disponible en los que no se admitirán citas. Por ejemplo, un día de fiesta concreto.

Para cada día se puede indicar, marcando el check, si esta excepción debe repetirse anualmente.

Encima de la tabla con los períodos disponibles y no disponibles definidos hay dos botones:

• Botón «COMPROBAR CITAS»: sirve para comprobar si, tras un cambio en la agenda en el que se cambien los períodos disponibles y las excepciones, han quedado citas ya agendadas en el pasado fuera de los períodos disponibles nuevos.
• Botón «COMPROBAR USUARIOS»: sirve para comprobar si, tras un cambio en la agenda en el que se cambien los períodos disponibles y las excepciones, han quedado usuarios con agenda específica definida para ellos en las que sus períodos disponibles queden fuera de los nuevos períodos disponibles de la Agenda de la Entidad.

Sección Personalización #

Pestaña Apariencia #

Logotipo e icono que se ve asociados a la Entidad en la parte de administración y gestión de la aplicación y en los listados de Entidades que ve el ciudadano cuando va a pedir cita (si esta opción está activada).

Pestaña Notificaciones #

Las notificaciones son las comunicaciones programadas en el sistema que reciben los participantes y los profesionales ante determinados eventos de los trámites a realizar, ya sean gestiones o citas.

Toda notificación realizada por la plataforma para una determinada entidad cuenta con un texto y un formato por defecto. Desde esta pestaña se puede ver ese texto y personalizarlo.

Desde el listado de las notificaciones, pulsando en el nombre, se puede ver el texto por defecto y editar éste, tanto para el envío mediante SMS como para correo electrónico.

El botón «PREVISUALIZAR» permite ver las notificaciones por correo electrónico tal y como se enviarán, así como enviarla a un correo electrónico determinado para probar cómo queda.

Pestaña Textos Legales #

Se configuran tres tipos de textos legales, en los distintos idiomas que se hayan configurado como disponibles.

• Política de Privacidad: es la política de tratamiento de los datos de los ciudadanos, que es aportada por la Organización como Responsable de dicho tratamiento. Esta política se muestra en los formularios y en el acceso al portal por parte del ciudadano, en el pie de la página. Debe ser aceptada expresamente por los ciudadanos.
• Consentimiento previo a realizar un trámite: consentimiento específico que le aparecerá al participante en el momento de entrar en la videollamada de la cita o a realizar una gestión en el portal y que tendrá que ser aceptado por el participante para acceder. Se emplea cuando necesariamente debe aceptar ciertas condiciones para realizar citas o gestiones en cualquier trámite de la Entidad.
• Consentimiento de grabación: consentimiento específico que le aparecerá al participante en el momento de entrar en la videollamada de la cita y que, en función de la configuración del trámite, podrá ser aceptado o no por el participante para continuar con la realización del trámite. Si se configura con grabación automática y el participante no acepta este consentimiento, no podrá acceder a la sala.

Pestaña Encuesta #

Permite definir las preguntas de una encuesta a mostrar a los participantes una vez termina una videocita o una gestión con la Entidad. Si no se configura la encuesta y la Organización tiene una definida, entonces se mostrará la encuesta configurada a nivel de Organización.

Pulsando en el botón «+» se dan de alta las preguntas:

• Pregunta de tipo «Valoración»: permite definir el texto de la pregunta. El participante valorará en una escala de 1 a 5.
• Pregunta de tipo «Respuesta libre»: permite definir el texto de una pregunta abierta, para que el participante incluya el comentario que considere oportuno.