Disponible para Superadministradores y Administradores
Conceptos básicos #
Los trámites son el elemento fundamental a configurar en la aplicación, pues sean del tipo que sean, si no hay trámites configurados, los ciudadanos no pueden interactuar con la organización que ha contratado OVAC.
Se pueden definir tres tipos de trámites: con videocita, con cita presencial y de tipo gestión.
En los dos primeros casos, se cuenta con la asistencia de un profesional de la organización, que atiende y ayuda a los participantes a realizarlos, bien en remoto desde la aplicación, en la cual se lleva a cabo una reunión por videoconferencia entre participantes y profesional («videocitas») o bien presencialmente, en las oficinas de la organización («presenciales»).
En los trámites de tipo gestión, los participantes completan directamente los pasos a realizar en el mismo, pudiendo intercambiar mensajes con el profesional de la organización encargado de la revisión y validación de ese trámite con esos participantes. Por tanto, no existe una cita entre profesional y participantes, si bien el profesional puede tener habilitada la opción de lanzar una videollamada con los participantes desde el propio portal de gestión, sin que haya una cita previa para ella.
Pantalla «Trámites» #
Alta de nuevo trámite #
Pulsando en el botón con el símbolo «+» de la esquina inferior derecha.
Listado de trámites #
En el listado aparecen todos los trámites que ya estén configurados en la Entidad en la que el usuario esté logado.
Campos de la tabla de trámites #
- Columna «Nombre»: Nombre que se ha definido para el trámite.
- Columna «Id»: identificador único asignado automáticamente por el sistema a cada trámite. No editable.
- Columna «Identificador externo»: empleado para vincular el código de identificación que tiene ese trámite en una aplicación externa del cliente, para el correcto funcionamiento del intercambio de datos vía API.
- Columna «Vencimiento»: si el trámite no tiene fecha de vencimiento definida, aparecerá como «Indefinido»; en caso de tenerla, se muestra esa fecha.
- Columna «Idioma»: idioma en el que está definido el trámite.
- Columna «Documentación»: la documentación que aporta la Entidad y la que debe aportar el ciudadano se organiza en forma de secciones o carpetas. El número indicado en esta columna es el de estas secciones.
- Columna «Tipo»: tipo de trámite (videocita, gestión o presencial).
- Columna «Estado»: situación de la publicación del trámite. Puede estar en estado «Borrador», en cuyo caso, no está disponible para ser realizado, o en estado «Publicado», en cuyo caso sí puede ser realizado.
- Menú desplegable (tres puntos al final de la fila correspondiente a cada usuario):
- «Editar»: se accede a las pantallas de configuración del trámite, para editar cualquier parámetro o texto asociado.
- «Despublicar/Publicar»: permite cambiar el estado del trámite, pasándolo de borrador a publicado (pulsando en «Publicar») o de publicado a borrador (pulsando en «Despublicar»).
- «Revisar»: permite ver cómo está definido el trámite, en una pantalla igual a la que verán los participantes que vayan a realizarlo.
- «Duplicar»: permite realizar una copia del trámite seleccionado, para luego editarla.
- «Eliminar»: eliminación permanente del trámite. No hay opción de recuperarlo para editarlo o publicarlo una vez haya sido eliminado.
Filtrado y búsqueda
Con los controles del menú superior se puede:
- Filtrar los trámites presentados por estado en el que están (borrador, publicado) y por tipo (videocita, gestión o presencial).
- Buscar trámites por el nombre, usando el buscador que permite introducir una cadena de texto.
Eliminación de un trámite #
Desde el listado de trámites, pulsando en el menú desplegable (tres puntos al final de la fila correspondiente a cada trámite), opción «Eliminar».
Pulsando en el icono de los cuadrados, junto al buscador, se pueden seleccionar uno o varios trámites marcando las casillas de verificación que aparecen junto a su nombre y eliminarlos, pulsando en el botón «ELIMINAR» que aparece en el pie de la página al haber marcado la casilla de algún trámite.
Al eliminar un trámite se envía una notificación a los superadministradores, a los administradores de la Entidad y a la dirección de contacto dada de alta en la sección Detalles de la Entidad.
Creación o edición de un nuevo trámite con cita presencial #
Los parámetros a configurar dependen del tipo de trámite y, por tanto, la primera pantalla muestra tres tarjetas con los tres tipos de trámite, para pulsar en el que deba ser realizado. Se debe pulsar en «Cita presencial».
Paso 1: nombre y descripción (pestaña «Detalles») #
- Nombre (obligatorio): nombre del trámite que aparecerá en todas las pantallas de la aplicación donde se muestre éste, incluyendo las que ve el ciudadano.
- Tipo: prerellenado como «Cita presencial»; no editable.
- Identificador externo: identificador empleado para vincular el código de identificación que tiene ese mismo trámite en una aplicación externa del cliente, para el correcto funcionamiento del intercambio de datos vía API. Sólo es necesario introducirlo si va a haber intercambio de datos vía API a nivel de trámite y la vinculación es realizada en OVAC y no en la aplicación con la que se integra.
- Vencimiento activado: al marcarlo, se puede definir una fecha a partir de la cual el trámite dejará de estar publicado, tanto en los formularios de participante como en los de profesional para creación de citas.
- Descripción (obligatorio): texto descriptivo del trámite. Será visible por los ciudadanos cuando consulten el detalle del trámite, así como en la notificación por correo electrónico de creación de cita que recibe el ciudadano.
- Pie del trámite: texto que aparece al final de la descripción del trámite, en la pantalla de detalles que ve el ciudadano, así como en la notificación por correo electrónico de creación de cita que recibe el ciudadano.
- Instrucciones post-cita: texto a incluir en el pie de la notificación de trámite finalizado. Está enfocado a trámites a los cuales se les quiere dar continuidad por WhatsApp una vez finalizados en OVAC. Se configura pulsando en el botón con el icono de WhatsApp, al hacerlo se muestra una ventana emergente:
- Número de contacto del WhatsApp con el que dar continuidad al trámite.
- Texto a mostrar en el pie de la notificación. Aparecerá como un enlace que al ser pulsado abrirá una conversación de WhatsApp con el número configurado.
Paso 2: asignación de profesionales (pestaña «Profesionales») #
Este paso es necesario si está activada la agenda por profesional a nivel global
Selección de profesionales que podrán realizar este trámite de entre todos los que están dados de alta en la Entidad en la cual se está definiendo el trámite.
Se asignan mediante el selector que hay en la última columna de la tabla.
Paso 3: documentación asociada al trámite (pestaña «Documentación») #
Añadir carpeta de documentación #
- Pestaña Detalles
- Título (obligatorio): nombre de la carpeta de documentación en la que se pueden insertar documentos, bien por el administrador en este momento de crear el trámite, bien por el profesional antes o durante la cita presencial, bien por los participantes antes o durante la cita presencial.
- Tipo (obligatorio): tipo de la carpeta a crear, entre:
- Opcional: los documentos a adjuntar en este carpeta pueden ser aportados por los participantes.
- Requerido: los documentos a adjuntar en este carpeta deben ser aportados por los participantes.
- Informativo: los documentos a adjuntar en este carpeta son aportados por la Entidad para ser consultados por los participantes.
- Otra: cualquier otra documentación que se quiera aportar o solicitar por parte de la Entidad
- Descripción: texto descriptivo para informar a los participantes sobre el propósito de esta carpeta de documentación. Se puede emplear para insertar las instrucciones sobre las acciones que han de hacer los participantes con esta carpeta, ya que éstos pueden leer este campo al visualizarla en el portal. Pulsando en el botón de «CARGAR PLANTILLA» se accede al listado de las plantillas disponibles y se pueden seleccionar las necesarias para que se introduzca el texto definido en la misma en este campo.
- Pestaña Adjuntos
- Botón azul con icono de carga: permite adjuntar ficheros a esta carpeta de documentación, seleccionándolos desde la ubicación que tenga accesible el usuario en su disco duro.
- Botón «OVAC STORAGE»: permite adjuntar ficheros a este paso del trámite, seleccionándolos desde el repositorio de documentación de la Entidad en la que se esté creando el trámite.
Reordenación de las carpetas de documentación definidas #
En la pantalla Documentación, una vez definidas las carpetas de documentación, aparece el listado con todas las carpetas definidas.
Pulsando en el icono con las flechas verticales que hay sobre la lista se muestra una ventana emergente con sucesivos cuadros de texto que muestran el nombre de cada carpeta.
Haciendo click en un cuadro de texto y moviendo el ratón hacia arriba/abajo, la posición de la carpeta descrita en ese cuadro de texto cambiará a aquella en la que se «suelte».
Pulsando en el botón «GUARDAR» se almacenará el nuevo orden de las carpetas que se mostrará en el portal.
Consulta, edición y eliminación de una carpeta de documentación #
En la pantalla Documentación, una vez definidas las carpetas de documentación, aparece el listado con todas las carpetas definidas.
Para cada una de ellas, que se muestra con el nombre que se le haya dado y el tipo que es, en la parte final de la derecha de cada carpeta, se puede:
- Consultar la definición de la carpeta: pulsando en el icono con el triángulo hacia abajo, se despliega el cuadro de texto con el nombre y se muestran los detalles.
- Editar las características de la carpeta: pulsando en los tres puntos, se muestra un menú desplegable; en la opción «Editar», se accede al formulario con las pestañas de Detalles y Adjuntos, para poder editarlas.
- Eliminar la carpeta: pulsando en los tres puntos, se muestra un menú desplegable; en la opción «Eliminar», se elimina la carpeta seleccionada.
Paso 4: definición de parámetros de ejecución del trámite (pestaña «Configuración») #
Sección «General» #
Subsección IDIOMAS
Selección de los idiomas en los que estará disponible el trámite, de entre los habilitados para la Entidad. Cuando un ciudadano vaya a solicitar un trámite, lo primero que selecciona es el idioma y sólo podrá solicitar aquellos que tengan ese trámite configurado en este campo.
Subsección AVISOS
- Selector de Activación: activación o desactivación del envío de notificaciones a los ciudadanos
- Métodos de notificación: seleccionar correo electrónico y/o SMS y/o Whatsapp en función de los métodos que se quieran mostrar al ciudadano como disponibles para recibir notificaciones al solicitar una cita.
- Método por defecto: en caso de habilitar ambos métodos de notificación y dejarlo a elección del ciudadano, en este campo se configura cuál de los tres aparecerá como opción por defecto al ciudadano en los formularios de petición de cita, en caso de que estén habilitados.
Sección «Citas» #
Subsección OPCIONES
- Selector «Representante»: habilitar en caso de que el trámite admita la posibilidad de que un representante realice el trámite en nombre de otra persona física o jurídica.
- Selector «Solicitar y reagendar cita»: para que este parámetro tenga efecto, a nivel global de Organización se debe solicitar la posibilidad a Councilbox de que desde el portal del participante se pueda editar las fechas de las citas. Estando configurado así, entonces marcando este parámetro se mostrará el botón de reagendar cita en el formulario.
- Campo «Plazo mínimo de solicitud» (horas): cuando se ha configurado la agenda por usuario, en este parámetro se configura a nivel de trámite la antelación mínima en horas para pedir una cita de este trámite. Si se funciona con una sola agenda a nivel de Organización/Entidad, el parámetro es global para todos los trámites y se define en la Agenda.
- Selector «Cancelar cita»: marcando este parámetro, el participante podrá cancelar la realización de la videocita solicitada.
- Campo «Notas internas»: pulsando en el lápiz se abre una ventana para asociar unas notas al trámite, que aparecerán a los profesionales que realicen videocitas con él. Por ejemplo, puede servir para incluir enlaces a otras aplicaciones o documentos internos del cliente relacionados con el trámite y que se encuentren en aplicaciones externas a OVAC.
- Campo «Conclusiones»: pulsando en el lápiz se abre una ventana para asociar un texto por defecto como conclusiones del trámite, que se incluirá en el documento PDF que se genera; este texto puede ser personalizado por el profesional que haya realizado la cita. Marcando el check se requerirá la firma del PDF de conclusiones por parte de los participantes de la videocita.
Sección «Seguridad» #
Subsección ACCESO SEGURO
Se debe seleccionar el método de acceso para acceder al portal de intercambio de documentación:
- Identificación personal: el comportamiento por defecto de OVAC será pedir el número de identificación con el que el ciudadano solicitó el trámite.
- Identificación biométrica: se llevará a cabo un proceso de identificación biométrica facial.
- Certificados digitales (FNMT, Camerfirma, idCAT o DNI-e): se solicitará un certificado digital emitido por una de las entidades nombradas.
- Código de un solo uso: contraseña enviada mediante SMS al teléfono móvil indicado en la solicitud del trámite.
Subsección DOCUMENTACIÓN E INFORMES
- Selector «Informe automático»: marcar en caso de que no se desee la intervención manual del profesional para, una vez se termina la videocita, éste cierre el informe, sino que el informe se cierre automáticamente y el trámite pase al estado “Completado” sin intervención del profesional que lo ha gestionado.
Paso 5: revisión de la configuración del trámite (pestaña «Revisar») #
Se muestra la pantalla que especifica los detalles, los pasos y la documentación definida para el trámite. Es la misma pantalla que verá un participante que consulte un trámite para ver en qué consiste.
Publicación del trámite desde la pantalla de definición del trámite #
Una vez configurado y revisado el trámite, se puede dejar en estado borrador, es decir, no visible para profesionales y participantes y, por tanto, no disponible para poder solicitar videocitas en el que llevarlo a cabo, o publicarlo.
Para publicarlo, es necesario pulsar el botón azul «PUBLICAR» que se sitúa en la parte superior derecha de la pantalla con las pestañas donde se define el trámite.
También puede ser publicado pulsando en los tres puntos que hay junto al estado del mismo. En el menú desplegable, pulsar en «Publicar»
