Para acceder a la sala donde se llevará a cabo la videollamada con el profesional de atención, en función de la configuración realizada, puede ser necesario aceptar un consentimiento previo a la realización del trámite, así como el consentimiento para la grabación de la videollamada, si ésta va a grabarse.

Configuración de audio, video e imagen a proyectar durante la videollamada #

Al acceder a la videollamada, la parte izquierda de la pantalla es ocupada por la imagen de la cámara frontal de su dispositivo. Para que la video pueda realizarse, debe aceptar los permisos de acceso de la aplicación tanto al micrófono como a la cámara. Una vez aceptados dispone de las siguientes opciones para configurar el vídeo:

• Botón de encendido/apagado de micrófono: icono del micro bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Botón de encendido/apagado de cámara: icono de la cámara bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Menú desplegable de configuración (tres puntos, a la izquierda del botón del  micro):
  • Ajustes: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva en la que puede cambiar el dispositivo de salida de sonido (altavoz, auriculares), el dispositivo de entrada de sonido (micro) y el dispositivo de vídeo (cámara). Asimismo, pulsando en el lápiz que hay junto al círculo azul con sus iniciales, se despliega un menú en el que puede sustituir este avatar por una foto , bien tomada en el momento (opción «saca una foto») o bien ya disponible en su equipo (opción «subir imagen»). Este avatar es el que se ve en pantalla si desconecta la cámara.
  • Fondo de pantalla: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva con posibles imágenes precargadas a emplear como fondo de su imagen proyectada en la cámara. Pulsando en el botón «SUBIR», puede cargar una imagen personalizada si no quiere emplear una de las disponibles.
• Botón «UNIRSE»: al pulsarlo, compartirá su imagen con el profesional que está atendiendo la videollamada, ya estarán ambos conectados en la sala de vídeo.

Una vez se ha unido a la videollamada y está en la sala, las opciones del menú de configuración de video y audio quedan en el pie de la ventana, en la franja azul bajo la misma. Dispone de las siguientes opciones:

• Botón de encendido/apagado de micrófono: icono del micro bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Botón de encendido/apagado de cámara: icono de la cámara bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Icono de compartir pantalla: si pulsa en el icono con una pantalla, puede proyectar una de las pestañas del navegador, una de las ventanas que tenga abiertas en su equipo o la pantalla completa del mismo. Al hacerlo, se mantiene la visibilidad de su cámara junto al de la proyección efectuada, redistribuyéndose las ventanas con su vídeo y el del profesional. Volviendo a pulsar en el icono, que ahora tiene una x en pantalla mientras se está proyectando, dejará de proyectar su escritorio o la pestaña o ventana que se haya seleccionado.
• Menú desplegable de configuración (tres puntos, a la izquierda del botón del  micro):
  • Ajustes: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva, distribuida en pestañas, en las que puede hacer lo siguiente
    • Vídeo:
      • Cámara: cambiar la cámara que se está proyectando en pantalla.
      • Ajustes avanzados de vídeo: se cambia la velocidad de los fotogramas. A mayor velocidad, mejor calidad de vídeo, si bien es necesario que el acceso a internet empleado tenga la velocidad necesaria para reproducir a esa velocidad sin pérdida de calidad.
    • Audio:
      • Dispositivo de sonido: selección del micrófono a emplear en la videollamada.
      • Dispositivo de salida de audio: selección de altavoz/auriculares a emplear en la videollamada.
      • Subsección «REPRODUCIR SONIDO» > Ajustes avanzados de audio:
        • Selector de cancelación de eco: evita la escucha del eco de su voz. Activado por defecto.
        • Control de ganancia automática: la señal del micro se ajusta automáticamente para compensar las variaciones de volumen de diferentes interlocutores y las variaciones debidas a su movimiento respecto al micro. Desactivada por defecto. 
        • Supresión del ruido: evita la escucha del ruido de fondo desde su altavoz. Activado por defecto.
        • Desactivación de micro activada por voz: el micro es silenciado automáticamente cuando no se está hablando. Desactivada por defecto.
    • Apariencia:
      • Modificación de avatar: pulsando en el icono con la flecha que hay junto al círculo azul con sus iniciales, se abre una ventana para que seleccione una foto desde su equipo con la que sustituir al avatar por defecto.
      • Disposición de la sala: permite cambiar la disposición de las ventanas con los vídeos propio y del profesional.
        • Vista en cuadrícula: se disponen en una cuadrícula, una junto a la otra.
        • Vista de ponente activo: ventana ocupada por la imagen de quien habla, con las dos ventanas de video más pequeñas, pudiendo mantenerlas superpuestas o ocultarlas.
      • Avatar:
        • Burbuja: el avatar ocupa una pequeña burbuja en el centro de la ventana dedicada al video propio.
        • Fondo: el avatar ocupa toda la ventana dedicada al video propio.
          • Opciones:
            • Modo avanzado: muestra información relativa a codecs de audio y vídeo utilizados, así como la resolución del vídeo. También permite obtener información sobre los datos de vídeo recibidos y enviados, medidos en MB.
        • Notificaciones:
          • Sonido de notificaciones: al activarse la opción, escucharemos un sonido al notificarse alguna acción.
          • Mostrar notificaciones: si activamos la opción, se muestra un toast o ventana que nos muestra el texto de la notificación.
  • Atajos de teclado: al pulsar se muestra una ventana en la que se indican qué teclas pulsar para realizar determinadas acciones sin necesidad de abrir los menús.
    • Tecla «h»: se despliega el menú de ayuda que muestra los atajos de teclado.
    • Tecla «1»: se cambia la vista de las ventanas de vídeo a cuadrícula.
    • Tecla «2»: se cambia la vista de las ventanas de vídeo a ponente activo.
    • Tecla «a»: mostrar información avanzada sobre los vídeos proyectados, en ventanas superpuestas en gris, como la velocidad de transmisión, la IP, etc.
  • Fondo de pantalla: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva con posibles imágenes precargadas y las que hubiera subido antes de unirse a la sala, para ser empleada como fondo de su imagen proyectada en la cámara. Seleccionando la imagen deseada y pulsando en GUARDAR, puede cambiar su fondo de pantalla.

Opciones de consulta y gestión de la videollamada #

En el encabezado de la pantalla, pulsando en el icono de la persona junto al logo de OVAC accede a un menú con las siguientes opciones:

• Mis Datos: consulta de sus datos personales.
• Detalles: detalle del trámite a realizar.
• Resumen: histórico de acciones realizadas con la cita (inicio, pausado, reanudación).
• Ayuda: se abre una ventana que permite contactar con el equipo de soporte de Councilbox, para preguntar cualquier duda o resolver posibles incidencias técnicas que tenga con el uso de la aplicación.
• Salir: abandona la videollamada y se vuelve al portal de gestión desde el que puede acceder de nuevo pulsando en el botón «Acceder a la sala».

En la parte inferior de la barra lateral derecha, dispone de dos botones:

• Botón con el bocadillo conversacional (si la organización ha habilitado este canal de consulta): se abre una ventana para mantener un chat con el profesional conectado a la videollamada.
• Botón con triángulo apuntando a la derecha: al pulsarlo, la zona de video pasa de ocupar la parte izquierda a ocupar todo el ancho de la pantalla de la aplicación, a excepción del menú lateral.

Realización del trámite #

Sección «Trámite»: pasos a dar para completar el trámite #

Bajo el nombre del trámite, cada uno de los pasos del trámite aparecen como cajas con un icono de triángulo hacia abajo que permite «abrirla» y ver el detalle del paso. Estos pasos se van activando a medida que el profesional los activa; hasta entonces no se puede interactuar con ellos.

Los posibles tipos de pasos y las acciones a realizar son:

• Consentimiento Informativo: leer el texto mostrado.
• Consentimiento de Aceptación/Rechazo: leer el texto mostrado y pulsar el botón de aceptar o rechazar el mismo.
• Consentimiento Formulario: rellenar los campos del formulario mostrado. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco. El profesional dispone de una funcionalidad que también le permite rellenar o editar los campos; en caso de hacerlo, los campos quedan bloqueados para que solo él pueda editarlos. Si los introduce o los cambia el profesional, en su pantalla le aparecerán los valores que haya introducido.
• Consentimiento de tipo Respuestas Múltiples: seleccionar las respuestas que considere adecuadas a cada una de las preguntas mostradas, haciendo check en las casillas necesarias. Cada pregunta puede tener distinto número de respuestas seleccionables.
• Consentimiento de Identificación Biométrica: una vez activado por el profesional, pulsar en «INICIAR» para arrancar el proceso mediante el cual deberá realizar realizar un selfie y tomar una captura de su documento de identificación. El sistema comprobará la validez del documento aportado y verificará que la persona que se ha tomado el selfie y la que aparece en la fotografía del documento son la misma. Para realizar el selfie y la captura del documento de identidad mediante un dispositivo distinto al que está empleando para el acceso, es necesario escanear el QR con ese otro dispositivo y en éste se seguirán los pasos que se  describen a continuación, ya que son los mismos que si se realiza desde el mismo dispositivo desde el que se está accediendo. En caso de realizar el proceso desde el propio dispositivo, pulsar en el botón «CONTINUAR EN ESTE DISPOSITIVO».

Paso 1: captura del documento de identidad

Encajar el anverso del documento en el marco que se muestra en pantalla y el sistema tomará una imagen automáticamente. Si ésta no se lee bien, pulsar en REPETIR.

Repetir la operación con la «parte trasera», empleando el reverso del documento.

Este paso sólo se realiza la primera vez que se autentica con esa Organización. En sucesivas ocasiones sólo es necesario realizar el selfie, a no ser que a validez del documento aportado haya caducado.

Paso 2: realización de selfie

En la ventana que se abre, encajar la imagen de la cara.

Si la identificación no es correcta, aparecerá un mensaje indicándolo y podrá reintentarlo o cancelarlo. Si es correcta, le indicará que el proceso es correcto y el profesional podrá validar la identificación y cerrar el punto.

• Consentimiento de Firma: le permite firmar documentos con su certificado digital, por SMS o por WhatsApp. Pulse en el botón INICIAR y seleccione Autofirma si quiere firmar con su certificado personal o Whatsapp o SMS si quiere hacerlo recibiendo un código a través de estos medios.

Se lanzará una ventana con un visor de los documentos a firmar. En esa ventana puede revisarlos, imprimirlos, descargarlos, etc. Para poder firmar, es necesario marcar la casilla que hay en el pie de la ventana, que indica que se ha leído el documento en su totalidad antes de firmarlo. Pulsar en FIRMAR y seguir las instrucciones en pantalla, que dependen del método de firma escogido.

Una vez firmados los documentos, dispone de una copia de cada uno con la firma embebida en los metadatos del documento, que se puede consultar en el panel de firma del documento pdf. En función de la configuración del método de firma, también puede aparecer una marca de tiempo y autor de la firma en el pie del documento o en la última página.

Por cada documento firmado se genera otro documento pdf que certifica la validez y trazabilidad de la firma por parte de Councilbox.

Si por algún motivo no puede completar la firma de los documentos, el profesional puede reabrir el punto para que pueda cambiar el método de firma o, si tampoco es viable, cerrar este paso.

• Consentimiento de Captura de documentación: pulsar el botón “INICIAR” y seleccionar el tipo de documento a capturar (si el profesional ha dejado esta decisión a su elección). Se abre una ventana para seleccionar el dispositivo desde el que hacer la captura. Si es distinto al que está usando en la videollamada, debe escanear el QR y si quiere usar el mismo, pulsar el botón “CONTINUAR EN ESTE DISPOSITIVO”.

En cualquiera de los dos casos se mostrará la imagen de la cámara del dispositivo seleccionado con un marco cuya orientación (horizontal/vertical) y tamaño (documento de identificación/A4) depende del tipo de documento que se haya indicado que se va a capturar. Deberá ajustar el documento en el marco y pulsar en “CAPTURAR”. Al hacerlo, se mostrará la captura, junto a botones que permiten repetir el proceso, añadir más páginas o finalizar el proceso.

Al terminar con la captura pulsar en finalizar, podrá verla como documento de tipo imagen en la sección de documentación capturada de este paso del trámite.

• Consentimiento de PDF interactivo: pulsar el botón “INICIAR”; se abre el visor de documentación con el formulario cargado. Se pueden completar los campos del mismo  y al finalizar se ha de pulsar en ENVIAR. Si es necesario firmarlo, iniciar el proceso de firma ya descrito pulsando en FIRMAR.

El profesional revisará el formulario rellenado y cuando sea correcto, lo validará.

El PDF a rellenar debe ser un formulario creado con campos de tipo AcroForm, no son válidos PDFs escaneados o con formularios no interactivos, ya sean dibujados o aplanados al guardar. Los campos del formulario deben ser reconocibles:

• • Campos de texto (TextField)
  • Casillas de verificación (CheckBox)
  • Botones de opción (RadioButton)
  • Menús desplegables (ComboBox)
  • Listas (ListBox)

Para verificar si tiene un formato válido, se pueden seguir los siguientes pasos con Adobe Acrobat: Abrir PDF > Herramientas > Preparar formulario. Si aparecen los campos interactivos, el formato es el adecuado para su uso en este tipo de paso.

Sección «Documentación»: documentos a aportar para completar el trámite #

Pulsando en la opción «Documentación» del menú lateral, se abrirá una ventana que presenta distintas carpetas con los documentos que la organización ha puesto a su disposición y aquellas otras donde debe subir documentos.

Sobre el nombre de la carpeta, aparece un icono de aviso en rojo cuando en ella debe aportar algún documento requerido para completar el trámite.

Gestión de los documentos en cada carpeta #

Pulsando en cualquiera de las carpetas accederá a una pantalla con la siguiente información:

• Nombre de la carpeta
• Historial de acciones realizadas en la carpeta, pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre de la misma.
• Descripción y/o instrucciones a seguir con el documento o los documentos de la misma, según los haya descrito la organización cuando configuró el trámite.
• Sección «Documentación disponible»: documentos subidos por la organización, para su consulta o descarga por quien va a realizar el trámite. Una vez finalizado el trámite, se incluyen automáticamente un acuse de recibo de trámite realizado y, cuando lo apruebe el profesional, el informe de cierre del trámite.
• Sección «Documentos aportados»: espacio donde subir la documentación requerida por parte de la persona que va a realizar el trámite.

Para subir un documento basta con arrastrar el fichero al espacio sombreado en gris desde su explorador de archivos o bien pulsar en el icono azul para abrir una ventana del explorador y seleccionar el fichero. Se pueden subir varios documentos a esta sección. El tamaño máximo de cada uno de ellos es de 15MB.

Una vez subido un documento, se ve en forma de «tarjeta» y en ella hay tres puntos con los que puede:

• • Descargarlo de nuevo a su equipo.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Renombrarlo.
  • Moverlo a otra carpeta de las existentes.
  • Eliminarlo.
  • Consultar el historial de acciones del mismo: cuándo se subió, si se ha cambiado de nombre y cuándo se ha hecho.

Los documentos aportados pueden ser consultados por el profesional, accediendo a una vista de esta documentación desde la misma sección en su pantalla. Dispone de la posibilidad de marcar cada documento como «Validado» o «Rechazado», para informar a la persona que lo ha aportado de si es correcto o no. En caso de que haya realizado alguna de las dos acciones, aparece bajo el nombre del documento aportado el texto «Aceptado» o «Rechazado», junto a un icono de completado o rechazado.

En caso de rechazos de documentos, el profesional tiene la posibilidad de enviarle un mensaje al hacerlo, indicando el motivo del rechazo y la forma de proceder. En cualquier caso, siempre podrá aportar otro documento, con la corrección precisa.

Cuando haya aportado los documentos que la organización haya marcado como requeridos en cada carpeta, al volver a la vista con todas las carpetas, el icono de aviso en rojo habrá sido sustituido por un icono de «completado», en color gris. Cuando el profesional valide el documento, el icono pasará a estar en verde. Si el profesional lo rechaza, el icono volverá a ser el de aviso en color rojo.

Tanto ya sea una validación como un rechazo, cuando se produce ya no podrá renombrar o eliminar el documento. Sólo podrá descargarlo y consultar sus detalles.

Sección «Informe»: conclusiones de la realización del trámite #

En esta sección, el profesional puede escribir un texto a modo de conclusión final de la videocita, que se incluirá en el informe final de la misma. Cuando ha escrito el texto y lo habilita para su visualización, aparecerá un punto rojo en el icono de la sección.

Pulsando en la sección, verá un documento pdf con el texto y podrá leerlo, aceptarlo y, si así se ha configurado el trámite, también firmarlo con el procedimiento habitual de firma de documentación.