Disponible para Superadministradores, Administradores, Profesionales, Supervisores y Gestores de calendario
Conceptos básicos #
Desde el backoffice de la aplicación, se pueden dar de alta citas para trámites que ya estén configurados.
Las citas creadas, las llevará a cabo uno de los profesionales que estén asociados a la Entidad a la cual esté asignado el trámite o, en caso de agenda por usuario, al trámite concreto.
Si la cita es creada por un rol distinto al de profesional, el usuario que la cree deberá asignarla a un profesional de los disponibles para que la lleve a cabo. Si la cita es creada por un profesional, ésta será asignada a ese profesional.
El paso 4, aportación de documentación en el momento de creación de cita, sólo aparecerá si se ha configurado el trámite con documentación requerida en la solicitud de cita.
Alta de videocita #
Desde la sección de «Citas», en la pestaña «Videocitas», pulsar en el botón con el signo «+» que hay en la parte inferior derecha.
Paso 1: selección de trámites a llevar a cabo #
- Seleccionar el idioma en el que debe estar disponible el trámite en el desplegable.
- Pulsar en el botón «AÑADIR TRÁMITE» y seleccionar los trámites a realizar durante la videocita. Pulsar en botón «CONTINUAR» una vez seleccionados
- Si es necesario, pulsar en el botón «REORDENAR» para cambiar el orden por defecto en el que se han cargado los trámites a realizar.
- Si es necesario borrar alguno de los seleccionados, pulsar en el icono de la papelera que hay junto al nombre del trámite a borrar.
- Una vez seleccionados y ordenados correctamente, pulsar en el botón «CONTINUAR» para ir al siguiente paso.
Paso 2: selección de fecha y hora #
1.Seleccionar en el desplegable el tipo de cita que se va a configurar:
- Cita previa: citas en el horario de atención estándar que haya sido definido para la entidad.
- Cita urgente: citas en el horario reservado para realizar citas urgentes que se haya definido por la entidad (si está activada esta posibilidad).
- Cita inmediata: citas a realizar según se termine de crear la misma (si está activada esta posibilidad).
Una vez seleccionado el tipo de cita, las fechas y horas disponibles cambian, en función de la disponibilidad para el tipo de citas seleccionado. En el caso de ser una cita inmediata, no se solicita fecha/hora, pues se va a realizar a continuación, una vez creada (aparece la fecha y hora en la que está creando la cita, sin posibilidad de editar estos valores).
2. Seleccionar en el calendario la fecha y hora de la cita.
Se muestran los huecos disponibles de todos los profesionales que pueden llevar a cabo los trámites.
3. Seleccionar el profesional que va a realizar la cita (en caso de que no sea creada por un rol profesional).
En el desplegable aparecen los profesionales que pueden llevara cabo los trámites seleccionados en el primer paso, que estén disponibles en el horario seleccionado en el segundo paso, así como la opción «asignación automática» si hay varios profesionales disponibles.
En el caso de seleccionar «asignación automática», la cita se asignará al profesional con menor número de citas en el día en el que se llevará a cabo la cita.
4. Pulsar en el botón «CONTINUAR» para ir al siguiente paso.
Paso 3: datos personales de las personas que van a realizar el trámite #
- Identificación: Tipo de documento de identificación que se va a aportar en el campo de «Número de identificación».
- País: país emisor del documento cuyo número se va a introducir.
- Número de identificación: número del documento de identificación con el que le persona se identificará. La aplicación comprobará que el formato del número introducido es correcto, considerando el tipo introducido en el campo «Identificación».
- Nombre y apellidos.
- Código postal: código postal de la ubicación del participante, si es conocida.
- Prefijo: prefijo del país al que corresponde el número móvil que se solicita en el campo de «Teléfono móvil»
- Teléfono móvil: número de móvil de la persona que realizará el trámite.
- Correo electrónico: correo electrónico de la persona que realizará el trámite.
- Actúo en representación de persona física o jurídica: check para marcar si la persona que estará presente en la cita no realizará el trámite a título personal sino como representante de otra persona física o jurídica. En caso de marcarlo, se deberán rellenar los campos que identifican a la persona representada:
- Tipo: indicar si el representado es una persona física o jurídica.
- Identificación: tipo de documento de identificación que se va a aportar en el campo de «Número de identificación».
- Número de identificación: número del documento de identificación de la persona representada. La aplicación comprobará que el formato del número introducido es correcto, considerando el tipo introducido en el campo «Identificación».
- Nombre y apellidos si es persona física o denominación si es persona jurídica.
- Botón «AÑADIR PARTICIPANTE»: permite añadir más personas que estarán presentes en la videocita. Al pulsarlo, se solicitan los mismos datos personales ya descritos anteriormente para la primera persona introducida. Si alguna de las personas que asistirán lo harán solo como «oyentes», para asesorar al resto, se debe marcar para ella el check de «Invitado». Los «invitados» no deberán completar consentimientos ni aportar documentación, pero podrán participar en la videollamada.
- Método de notificación: las notificaciones que les enviará la aplicación a los asistentes pueden enviarse por correo electrónico o SMS. Si la administración ha configurado la aplicación para que estén disponibles ambos, se deberá seleccionar cuál se empleará en esta cita. En caso de que solo se haya habilitado uno de los dos, aparecerá marcado cuál es.
- Observaciones: campo de texto opcional para insertar cualquier comentario que quiera trasladar a las personas que se están convocando. Se inserta en la notificación que se remite a los asistentes en el momento de completar la creación de la cita.
- Notas internas de la cita: es un campo de texto libre asociado a la cita que puede ser consultado por los usuarios de la aplicación, pero no es visible para los asistentes.
Al pulsar en el botón «CONTINUAR», si no hay paso posterior de aportación de documentación requerida, la cita será creada y se enviará una notificación a las personas que han sido introducidas en este paso.
Paso 4: documentación requerida (sólo en determinados trámites) #
Si el trámite o trámites seleccionados tienen documentación requerida y la documentación requerida debe ser proporcionada en el momento de crear la cita, se mostrará este apartado, con el nombre y descripción de los documentos a aportar y un botón «SUBIR ARCHIVO» para subir cada uno de los archivos necesarios.
Al pulsar en el botón «GUARDAR», la cita será creada y se enviará una notificación a las personas que han sido introducidas en el paso anterior.
Alta de cita presencial #
Desde la sección de «Citas», en la pestaña «Citas presenciales», pulsar en el botón con el signo «+» que hay en la parte inferior derecha.
Paso 1: selección de trámites a llevar a cabo #
- Seleccionar el idioma en el que debe estar disponible el trámite en el desplegable.
- Pulsar en el botón «AÑADIR TRÁMITE» y seleccionar los trámites a realizar durante la cita. Pulsar en botón «CONTINUAR» una vez seleccionados
- Si es necesario, pulsar en el botón «REORDENAR» para cambiar el orden por defecto en el que se han cargado los trámites a realizar.
- Si es necesario borrar alguno de los seleccionados, pulsar en el icono de la papelera que hay junto al nombre del trámite a borrar.
- Una vez seleccionados y ordenados correctamente, pulsar en el botón «CONTINUAR» para ir al siguiente paso.
Paso 2: selección de fecha y hora #
1.Seleccionar en el desplegable el tipo de cita que se va a configurar:
- Cita previa: citas en el horario de atención estándar que haya sido definido para la entidad.
- Cita urgente: citas en el horario reservado para realizar citas urgentes que se haya definido por la entidad (si está activada esta posibilidad).
- Cita inmediata: citas a realizar según se termine de crear la misma (si está activada esta posibilidad).
Una vez seleccionado el tipo de cita, las fechas y horas disponibles cambian, en función de la disponibilidad para el tipo de citas seleccionado. En el caso de ser una cita inmediata, no se solicita fecha/hora, pues se va a realizar a continuación, una vez creada (aparece la fecha y hora en la que está creando la cita, sin posibilidad de editar estos valores).
2. Seleccionar en el calendario la fecha y hora de la cita.
Se muestran los huecos disponibles de todos los profesionales que pueden llevar a cabo los trámites seleccionados.
3. Seleccionar el profesional que va a realizar la cita (en caso de que no sea creada por un rol profesional).
En el desplegable aparecen los profesionales que pueden llevara cabo los trámites seleccionados en el primer paso, que estén disponibles en el horario seleccionado en el segundo paso, así como la opción «asignación automática» si hay varios profesionales disponibles.
En el caso de seleccionar «asignación automática», la cita se asignará al profesional con menor número de citas en el día en el que se llevará a cabo la cita.
4. Pulsar en el botón «CONTINUAR» para ir al siguiente paso.
Paso 3: datos personales de las personas que van a realizar el trámite #
- Identificación: Tipo de documento de identificación que se va a aportar en el campo de «Número de identificación».
- País: país emisor del documento cuyo número se va a introducir.
- Número de identificación: número del documento de identificación con el que le persona se identificará. La aplicación comprobará que el formato del número introducido es correcto, considerando el tipo introducido en el campo «Identificación».
- Nombre y apellidos.
- Código postal: código postal de la ubicación del participante, si se conoce.
- Prefijo: prefijo del país al que corresponde el número móvil que se solicita en el campo de «Teléfono móvil»
- Teléfono móvil: número de móvil de la persona que realizará el trámite.
- Correo electrónico: correo electrónico de la persona que realizará el trámite.
- Actúo en representación de persona física o jurídica: check para marcar si la persona que estará presente en la cita no realizará el trámite a título personal sino como representante de otra persona física o jurídica. En caso de marcarlo, se deberán rellenar los campos que identifican a la persona representada:
- Tipo: indicar si el representado es una persona física o jurídica.
- Identificación: tipo de documento de identificación que se va a aportar en el campo de «Número de identificación».
- Número de identificación: número del documento de identificación de la persona representada. La aplicación comprobará que el formato del número introducido es correcto, considerando el tipo introducido en el campo «Identificación».
- Nombre y apellidos si es persona física o denominación si es persona jurídica.
- Botón «AÑADIR PARTICIPANTE»: permite añadir más personas que estarán presentes en la cita. Al pulsarlo, se solicitan los mismos datos personales ya descritos anteriormente para la primera persona introducida. Si alguna de las personas que asistirán lo harán solo como «oyentes», para asesorar al resto, se debe marcar para ella el check de «Invitado».
- Método de notificación: las notificaciones que les enviará la aplicación a los asistentes pueden enviarse por correo electrónico o SMS. Si la administración ha configurado la aplicación para que estén disponibles ambos, se deberá seleccionar cuál se empleará en esta cita. En caso de que solo se haya habilitado uno de los dos, aparecerá marcado cuál es.
- Observaciones: campo de texto opcional para insertar cualquier comentario que quiera trasladar a las personas que se están convocando. Se inserta en la notificación que se remite a los asistentes en el momento de completar la creación de la cita.
- Notas internas de la cita: es un campo de texto libre asociado a la cita que puede ser consultado por los usuarios de la aplicación, pero no es visible para los asistentes.
Al pulsar en el botón «CONTINUAR», si no hay paso posterior de aportación de documentación requerida, la cita será creada y se enviará una notificación a las personas que han sido introducidas en este paso.
Paso 4: documentación requerida (sólo en determinados trámites) #
Si el trámite o trámites seleccionados tienen documentación requerida y la documentación requerida debe ser proporcionada en el momento de crear la cita, se mostrará este apartado, con el nombre y descripción de los documentos a aportar y un botón «SUBIR ARCHIVO» para subir cada uno de los archivos necesarios.
Al pulsar en el botón «GUARDAR», la cita será creada y se enviará una notificación a las personas que han sido introducidas en el paso anterior.
