Disponible para profesionales

Configuración de audio, video e imagen a proyectar durante la videollamada #

Al acceder a la videollamada, la parte izquierda de la pantalla es ocupada por la imagen de la cámara frontal de su dispositivo. Para que la video pueda realizarse, debe aceptar los permisos de acceso de la aplicación tanto al micrófono como a la cámara. Una vez aceptados dispone de las siguientes opciones para configurar el vídeo:

• Botón de encendido/apagado de micrófono: icono del micro bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Botón de encendido/apagado de cámara: icono de la cámara bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Menú desplegable de configuración (tres puntos, a la izquierda del botón del  micro):
  • Ajustes: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva en la que puede cambiar el dispositivo de salida de sonido (altavoz, auriculares), el dispositivo de entrada de sonido (micro) y el dispositivo de vídeo (cámara). Asimismo, pulsando en el lápiz que hay junto al círculo azul con sus iniciales, se despliega un menú en el que puede sustituir este avatar por una foto , bien tomada en el momento (opción «saca una foto») o bien ya disponible en su equipo (opción «subir imagen»). Este avatar es el que se ve en pantalla si desconecta la cámara.
  • Fondo de pantalla: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva con posibles imágenes precargadas a emplear como fondo de su imagen proyectada en la cámara. Pulsando en el botón «SUBIR», puede cargar una imagen personalizada si no quiere emplear una de las disponibles.
• Botón «UNIRSE»: al pulsarlo, compartirá su imagen con el participante o participantes.

Las opciones de configuración de video y audio quedan en el pie de la ventana, en la franja azul bajo la misma. Dispone de las siguientes opciones:

• Botón de encendido/apagado de micrófono: icono del micro bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Botón de encendido/apagado de cámara: icono de la cámara bajo la imagen de su cámara en pantalla.
• Icono de compartir pantalla: si pulsa en el icono con una pantalla, puede proyectar una de las pestañas del navegador, una de las ventanas que tenga abiertas en su equipo o la pantalla completa del mismo. Al hacerlo, se mantiene la visibilidad de su cámara junto al de la proyección efectuada, redistribuyéndose las ventanas con su vídeo y el del profesional. Volviendo a pulsar en el icono, que ahora tiene una x en pantalla mientras se está proyectando, dejará de proyectar su escritorio o la pestaña o ventana que se haya seleccionado.
• Icono de captura de pantalla del participante (si esta funcionalidad ha sido activada): al pulsar, aparece una ventana con la imagen del participante y un botón «CAPTURAR». Al pulsar el botón, el sistema va a tomar una captura de la imagen que en ese momento esté en la ventana; antes de hacerlo, le solicita el nombre que quiere dar a la captura (por defecto es el nombre del participante).
• Menú desplegable de configuración (tres puntos, a la izquierda del botón del  micro):
  • Ajustes: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva, distribuida en pestañas, en las que puede hacer lo siguiente
    • Vídeo:
      • Cámara: cambiar la cámara que se está proyectando en pantalla.
      • Ajustes avanzados de vídeo: se cambia la velocidad de los fotogramas. A mayor velocidad, mejor calidad de vídeo, si bien es necesario que el acceso a internet empleado tenga la velocidad necesaria para reproducir a esa velocidad sin pérdida de calidad.
    • Audio:
      • Dispositivo de sonido: selección del micrófono a emplear en la videollamada.
      • Dispositivo de salida de audio: selección de altavoz/auriculares a emplear en la videollamada.
      • Subsección «REPRODUCIR SONIDO» > Ajustes avanzados de audio:
        • Selector de cancelación de eco: evita la escucha del eco de su voz. Activado por defecto.
        • Control de ganancia automática: la señal del micro se ajusta automáticamente para compensar las variaciones de volumen de diferentes interlocutores y las variaciones debidas a su movimiento respecto al micro. Desactivada por defecto. 
        • Supresión del ruido: evita la escucha del ruido de fondo desde su altavoz. Activado por defecto.
        • Desactivación de micro activada por voz: el micro es silenciado automáticamente cuando no se está hablando. Desactivada por defecto.
    • Apariencia:
      • Modificación de avatar: pulsando en el icono con la flecha que hay junto al círculo azul con sus iniciales, se abre una ventana para que seleccione una foto desde su equipo con la que sustituir al avatar por defecto. 
      • Disposición de la sala: permite cambiar la disposición de las ventanas con los vídeos propio y del profesional.
        • Vista en cuadrícula: se disponen en una cuadrícula, una junto a la otra.
        • Vista de ponente activo: ventana ocupada por la imagen de quien habla, con las dos ventanas de video más pequeñas, pudiendo mantenerlas superpuestas o ocultarlas.
        • Vista de productora: vista de vídeo sin ninguna adaptación ni modificación de resolución. La señal de vídeo se muestra según se recibe, de ahí que no se recorte.
      • Avatar:
        • Burbuja: el avatar ocupa una pequeña burbuja en el centro de la ventana dedicada al video propio.
        • Fondo: el avatar ocupa toda la ventana dedicada al video propio.
      • Opciones:
        • Modo avanzado: muestra información relativa a codecs de audio y vídeo utilizados, así como la resolución del vídeo. También permite obtener información sobre los datos de vídeo recibidos y enviados, medidos en MB.
    • Notificaciones:
      • Sonido de notificaciones: al activarse la opción, escucharemos un sonido al notificarse alguna acción.
      • Mostrar notificaciones: si activamos la opción, se muestra un toast o ventana que nos muestra el texto de la notificación.
  • Atajos de teclado: al pulsar se muestra una ventana en la que se indican qué teclas pulsar para realizar determinadas acciones sin necesidad de abrir los menús.
    • Tecla «h»: se despliega el menú de ayuda que muestra los atajos de teclado.
    • Tecla «1»: se cambia la vista de las ventanas de vídeo a cuadrícula.
    • Tecla «2»: se cambia la vista de las ventanas de vídeo a ponente activo.
    • Tecla «a»: mostrar información avanzada sobre los vídeos proyectados, en ventanas superpuestas en gris, como la velocidad de transmisión, la IP, etc.
  • Capturar participante (si está activada esta opción por la organización): al pulsar, aparece una ventana con la imagen del participante y un botón «CAPTURAR». Al pulsar el botón, el sistema va a tomar una captura de la imagen que en ese momento esté en la ventana; antes de hacerlo, le solicita el nombre que quiere dar a la captura (por defecto es el nombre del participante).
  • Fondo de pantalla: al pulsar, la ventana es ocupada por una nueva con posibles imágenes precargadas y las que hubiera subido antes de unirse a la sala, para ser empleada como fondo de su imagen proyectada en la cámara. Seleccionando la imagen deseada y pulsando en GUARDAR, puede cambiar su fondo de pantalla. 
  • Proyectar pantalla: se abre una pestaña nueva del navegador, ocupada totalmente por las ventanas con las imágenes de profesional y participante.

Opciones de consulta y gestión de la videollamada #

En el encabezado de la pantalla, dispone de:

• Botón de INICIAR o FINALIZAR la videollamada en el centro del encabezado, según el estado en el que esté la misma. En el momento de conectarse a la videollamada, cuando quiera iniciarla debe pulsar el botón, puesto que hasta que no se pulsa, aunque los participantes estén conectados en la sala de vídeo, no se inicia la posible grabación de la videollamada ni se pueden iniciar los pasos que forman el trámite.
• Menú desplegable con tres puntos, en el centro del encabezado:
  • Pausar la reunión (si esta opción está habilitada por el administrador): a pulsarla, se pausa la reunión, manteniendo lo que se haya llevado a cabo hasta ese momento y se despliega una ventana con los huecos disponibles para ser reagendada.
  • Enviar credenciales de acceso: permite enviar una notificación con el enlace para acceder a la videollamada, a todos los participantes o a quienes no hayan entrado en la sala de vídeo.
  • Soporte: se abre una ventana que permite contactar con el equipo de soporte de Councilbox, para preguntar cualquier duda o resolver posibles incidencias técnicas que tenga con el uso de la aplicación. Además del texto, se puede añadir adjunta algún archivo si es necesario.
• Botón para salir de la videollamada (icono de salida, junto al logo de OVAC): abandona la videollamada y se vuelve al listado de citas a gestionar, dentro de la aplicación. Se puede volver a  acceder pulsando en el botón «ABRIR» que hay en la fila correspondiente a la cita de la que se ha salido.

En la parte inferior de la barra lateral derecha, dispone de tres botones:

• Botón con un hoja de calendario (si la organización ha habilitado esta funcionalidad): permite crear una nueva cita desde la propia videollamada. Se despliega una ventana para seleccionar el trámite o trámites a llevar a cabo, el tipo de cita a crear entre las que tenga disponibles, y los datos de las personas con las que se va a llevar a cabo.
• Botón con el bocadillo conversacional (si la organización ha habilitado este canal de consulta): se abre una ventana para mantener un chat con cada uno de los participantes conectados a la videollamada.
• Botón con triángulo apuntando a la derecha: al pulsarlo, la zona de video pasa de ocupar la parte izquierda a ocupar todo el ancho de la pantalla de la aplicación, a excepción del menú lateral.

Realización del trámite #

Sección «Participantes»: personas que realizarán el trámite #

En esta sección se muestra una tarjeta por cada participante en el trámite, con un indicador de si está conectado a la sala de vídeo o está ausente. Pulsando en los tres puntos junto al indicador de conexión, se despliega un menú con las siguientes opciones:

• Detalles: permite editar los datos de ese participante. Consultar Alta de cita desde el backoffice para conocer el detalle de cada campo.
• Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a ese participante, así como el título del mismo.
• Enviar acceso a sala: se envía la misma notificación de apertura de sala que se remite automáticamente cuando se pulsa en alguna de las opciones que permiten abrir la sala de video con el participante, donde está el enlace para acceder a la sala.
• Acceso participante: permite consultar y copiar la URL específica con la que ese participante accede al portal de gestión de la cita.
• Conexiones: histórico de conexiones a la aplicación, con el detalle de fecha, sistema operativo, navegador e IP por cada una de ellas.
• Poner en espera / Readmitir: permite enviar al participante a una sala de espera en la que no se ve su señal de video y readmitirle si está en dicha sala.
• Notificaciones: permite consultar el histórico de notificaciones remitidas a ese participante y si las ha abierto o no.
• Enviar aviso de acceso: se envía una notificación indicando que la sala ya está abierta.

En la esquina inferior derecha se muestra un botón azul con el símbolo «+» que permite añadir participantes a la videollamada. Consultar Alta de cita desde el backoffice para conocer el detalle de cada campo a introducir para añadir un participante.

Sección «Trámite»: pasos a dar para completar el trámite #

En caso de que esté activada la posibilidad de realizar múltiples trámites en una cita, junto a la palabra «Trámite», aparecerá un símbolo «+». Al pulsarlo, se le mostrará una ventana con los trámites disponibles, para seleccionar los que quiera añadir.

Bajo el nombre de cada trámite, cada uno de los pasos del trámite se marcan con un símbolo con un candado. Pulsando sobre cada uno de ellos, podrá abordar ese paso con los participantes. En función de la configuración del trámite, el orden de los pasos debe ser necesariamente el definido o se podrán saltar pasos y hacerlos en el orden que elija.

Cada paso puede ser «requerido» u «opcional». Los pasos requeridos deben ser completados por los participantes para que el trámite pueda ser completado. Si alguno de los requeridos no se completa, el trámite quedará en estado «incompleto». En caso de que el orden definido para el trámite sea secuencial, hasta que cada consentimiento requerido sea completado, no se podrá avanzar al siguiente.

Para añadir pasos a un trámite durante la videocita, esta opción debe estar habilitada en la configuración del mismo. Para hacerlo, debe pulsar en el botón azul con el símbolo «+» que hay en la parte inferior derecha de la sección dedicada a los pasos del trámite.

Todos los consentimientos comparten una misma forma de funcionamiento:

• En un cuadro de texto bajo el nombre del paso aparece el tipo del mismo y, bajo su descripción, si es requerido u opcional.
• Debe pulsar el botón que lo inicia, en fondo azul, cuando pulsa en el candado que abre cada uno. En función del tipo de paso, el nombre del botón es uno u otro.
• El botón junto al que lo abre, que indica «MOSTRAR AVISO» sirve para que le aparezca en pantalla a los participantes que debe proceder a realizar la acción que sea necesaria en ese paso. No es necesario pulsarlo, es una opción que ayuda a guiar a los participantes si se estima necesario.
• Cuando el participante aporte la información o realice las acciones necesarias con cada paso, debe volver a pulsar el botón con el que lo abrió, cuyo nombre habrá cambiado a «CERRAR»  o similar, para dar el paso por completado. Al hacerlo, el candado junto al nombre se cerrará y el icono quedará en fondo azul, siendo indicador de que ha sido un paso que ya ha sido tratado y cerrado.

Junto al nombre de cada paso, hay un menú desplegable que, para todos los pasos, dispone de las siguientes opciones: 

• Detalles: se abre una ventana con el detalle del paso tal y como está definido.
• Añadir comentario: permite añadir un texto como comentario a este paso. Este texto no es visible por los participantes.
• Cerrar punto: permite cerrar el paso cuando aún está abierto.
• Reiniciar consentimiento: vuelve a abrir el punto cuando éste ya ha sido cerrado, para que puedan cambiar su respuesta si ha habido algún error.

Una vez iniciado el paso, a los participantes se les habilitan distintas opciones en función del tipo de paso:

• Consentimiento Informativo: al pulsar en INICIAR se le muestra en pantalla al participante el texto que aparece en este paso. Cuando el participante le indique que lo ha leído, pulsar en CERRAR.
• Consentimiento de Aceptación/Rechazo: pulsar el botón de SOLICITAR RESPUESTAS. Junto al nombre de cada participante aparecerá si lo ha aceptado o lo ha rechazado. Pulsar en CERRAR RESPUESTAS cuando se quiera dar por cerrado el paso.
• Consentimiento Formulario: el participante debe rellenar los campos del formulario que se le mostrará cuando pulse en SOLICITAR ACEPTACIÓN. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco.

Mientras el participante rellena los datos, no se pueden ver los ya introducidos. Cuando el participante finaliza y pulsa en ENVIAR, aparecerán en pantalla. En cualquier momento se puede tomar el control del formulario para editarlos, pulsando en el botón EDITAR. al hacerlo, los campos pasan a no ser editables por el participante y éste verá los introducidos por el profesional.

Pulsar en CERRAR RESPUESTAS para dar por cerrado este paso cuando los campos ya estén rellenados de forma correcta.

• Consentimiento Múltiples respuestas: el participante debe seleccionar las respuestas que considere adecuadas a cada una de las preguntas que se le mostrarán cuando pulse en SOLICITAR ACEPTACIÓN. 

Puede ver las respuestas marcadas por el participante pulsando en «Ver respuestas»: se abre una ventana con las respuestas seleccionadas a cada pregunta.  

Pulsar en CERRAR RESPUESTAS para dar por cerrado este paso.

• Consentimiento de Identificación Biométrica: pulsar el botón de INICIAR para arrancar el proceso mediante el cual el participante deberá realizar realizar un selfie y tomar una captura de su documento de identificación. El sistema comprobará la validez del documento aportado y verificará que la persona que se ha tomado el selfie y la que aparece en la fotografía del documento son la misma. Mientras el participante lo realiza, le aparece una caja de texto con el progreso del proceso.

Si la identificación no es correcta, le aparecerá al participante un mensaje indicándolo y podrá reintentarlo o cancelarlo. 

Si es correcta y el método de validación que se definió en el trámite es «automático», le aparecerá como Validado, en verde y podrá terminar el paso pulsando en el botón de CERRAR.

Si es correcta y el método de validación que se definió en el trámite es «manual», deberá revisar los datos obtenidos por la aplicación y validar o rechazar la identificación en base a los mismos. En la ventana de revisión hay tres pestañas con datos: resumen, imagen personal y documentos. Una vez revisadas, debe decidir si la identificación es correcta y validarla, o incorrecta y rechazarla o reiniciar el proceso.

Si quiere reiniciar el paso, puede hacerlo desde el menú desplegable accesible al pulsar en los tres puntos junto al nombre del paso.

Si el paso se cierra sin una validación de la identificación, quedará marcado como «Incompleto». Si el trámite es secuencial y este paso está definido como requerido, no podrá continuar con el mismo y deberá terminar la videocita, pulsando en el botón FINALIZAR en el encabezado de la pantalla.

• Consentimiento de Firma: pulsar el botón SOLICITAR FIRMA para iniciar el proceso de firma de los documentos adjuntos a este paso. Antes de hacerlo, por tanto, deben estar adjuntos en este paso los ficheros pdf que el participante deba firmar. Para añadirlos, puede usar la caja de Documentación disponible y seleccionarlo desde su disco duro o pulsar en OVAC STORAGE y seleccionarlo de entre los documentos disponibles en la  plataforma, incluyendo los que ha subido el participante en esta cita (pestaña «DOCUMENTACIÓN DE LA CITA» de la ventana que se abre al pulsar en OVAC STORAGE.

Al pulsar el botón, aparece un indicador de «Firma enviada», que indica que el participante está realizando el proceso.

Una vez firmados los documentos por el participante, el sistema carga una copia de cada uno con la firma embebida en los metadatos del documento, que se puede consultar en el panel de firma del documento pdf. En función de la configuración del método de firma, también puede aparecer una marca de tiempo y autor de la firma en el pie del documento o en la última página.

Por cada documento firmado se genera otro documento pdf que certifica la validez y trazabilidad de la firma por parte de Councilbox.

Si por algún motivo el participante tiene problemas para firmar el documento con el método que haya seleccionado, pulsando en los tres puntos puede «CERRAR PUNTO», para cancelar el proceso de firma una vez iniciado y posteriormente «REINICIAR FIRMA» para que el participante pueda hacer el proceso seleccionando el otro método. 

Si no le es posible firmar de ninguna forma, se puede «CERRAR PUNTO» (quedará en estado «Error firmando») para poder pasar al siguiente si el trámite no es secuencial y este paso es requerido, en cuyo caso no podrá continuar con el trámite y deberá FINALIZAR la videocita.

• Consentimiento de Captura de documentación: facilita al participante la toma de capturas de documentos, para ser subidas automáticamente como documentos adjuntos a este paso.

Al pulsar en SOLICITAR CAPTURA se abre una ventana para marcar el tipo de documento del cual se requiere que el participante tome capturas; puede dejarlo a elección del participante, marcando «libre elección», o seleccionar directamente el tipo de documento. El participante podrá usar la cámara del dispositivo desde el que está conectado a la videollamada o bien otro dispositivo. En función de cuál sea éste y el tipo de documento a capturar, el espacio a fotografiar es adaptado. Cuando ha realizado la captura, ésta aparecerá en la sección de “Documentos Capturados”, como fichero de imagen, descargable.

Pulsar en CERRAR cuando las capturas estén cargadas y sean correctas.

• Consentimiento de PDF interactivo: permite  cumplimentar un formulario PDF, pudiendo rellenar y editar los campos tanto el participante como el profesional. 

Debe INICIAR el paso y cuando el participante lo complete y envíe, le aparecerá como «Entregado». En ese momento deberá revisarlo y aceptarlo o rechazarlo. Si se rechaza se abre de nuevo la posibilidad de edición.

El PDF a rellenar por el participante debe ser un formulario creado con campos de tipo AcroForm, no son válidos PDFs escaneados o con formularios no interactivos, ya sean dibujados o aplanados al guardar. Los campos del formulario deben ser reconocibles:

• • Campos de texto (TextField)
  • Casillas de verificación (CheckBox)
  • Botones de opción (RadioButton)
  • Menús desplegables (ComboBox)
  • Listas (ListBox)

Para verificar si tiene un formato válido, se pueden seguir los siguientes pasos con Adobe Acrobat: Abrir PDF > Herramientas > Preparar formulario. Si aparecen los campos interactivos, el formato es el adecuado para su uso en este tipo de paso. 

Sección «Documentación»: documentos aportados por los participantes #

Consulta, carga, validación y rechazo de documentación #

Al pulsar en la opción «Documentación» del menú lateral derecho, se accede al espacio de documentación de la cita, abriéndose una ventana emergente que presenta distintas carpetas con los documentos que la organización ha puesto a disposición de los participantes y aquellas otras donde éstos deben subir documentos. 

Las carpetas pueden reordenarse pulsando en el icono con las flechas verticales de subida y bajada que hay junto al nombre del trámite.

Pulsando en el icono del reloj que hay junto al nombre de la carpeta, se accede al historial de acciones realizadas en la misma.

Pulsando en cualquier punto de la tarjeta con el nombre de la carpeta, se accede a una pantalla con la siguiente información:

• Nombre de la carpeta
• Descripción y/o instrucciones a seguir que se hayan escrito por el usuario de su organización que ha configurado el trámite.
• Sección «Documentación disponible»: documentos subidos por la organización, para su consulta o descarga por quien va a realizar el trámite. 

Se pueden aportar nuevos documentos arrastrando el fichero al espacio sombreado en gris desde su explorador de archivos o bien pulsar en el icono azul para abrir una ventana del explorador y seleccionar el fichero.

El botón «OVAC STORAGE» abre una ventana con todos los documentos que la organización haya cargado en el repositorio general disponible en la aplicación (ver Repositorio de documentación), en la cual se pueden seleccionar los que sean de interés para aportar a esta cita.

El tamaño máximo de cada uno de los ficheros que se adjunten es de 15MB.

Una vez subido un documento, éste puede consultarse pulsando en cualquier punto de la tarjeta en la que se muestra. Pulsando en los tres puntos que aparecen en la misma podrá:

• • Descargar el documento.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Consultar el historial de acciones realizadas en la carpeta, pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre de la misma.
  • Renombrarlo.
  • Moverlo a otra carpeta de documentación.
  • Eliminarlo.

• Sección «Documentos aportados»: espacio donde la persona que va a realizar el trámite debe subir la documentación requerida.

Si se ha subido un documento, éste se ve en forma de «tarjeta». Pulsando sobre ella se abre un visor que permite ver el documento subido en pantalla. Desde la tarjeta, pulsando en los tres puntos, puede:

• • Descargar el documento.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Renombrarlo.
  • Validarlo o rechazarlo: una vez se ha revisado el documento, puede «Validarlo» y en tal caso le aparecerá al participante como «Aceptado» o «Rechazarlo» por considerarlo incorrecto. En tal caso, se desplegará una ventana en la que escribir un mensaje al participante que lo haya subido en el que indicarle los motivos del rechazo.

Gestión en lote de la documentación

Si se va a realizar una misma acción con varias carpetas o documentos, como moverlos, eliminarlos, etc., se debe pulsar en el icono de la parte superior derecha con las casillas de verificación, que permite marcar varios documentos y seleccionar una misma acción a realizar en todos ellos.

Sección «Detalles»: descripción, pasos y documentos del trámite #

Es una pantalla informativa con:

• Parámetros de configuración del trámite:
  • Idioma
  • Tipo de grabación
  • Tipo de seguridad en el acceso
  • Medio de envío de las notificaciones
  • Tipos de firma habilitados
• Pasos del trámite o de los trámites a llevar a cabo.
• Documentos aportados por la organización y a aportar por los participantes.

Sección «Conclusiones»: conclusiones de la realización del trámite #

Pulsando en la opción “Conclusiones” del menú lateral, se puede escribir un texto que servirá a modo de conclusión de la reunión y se incluirá en el informe de cita, así como las notas internas, que no compartirá con el participante y sí serán visibles en la plataforma, por los usuarios de la organización que tengan acceso a los informes de citas. Estas notas internas son las mismas que ya han podido ser introducidas en el primer paso de creación de cita cuando ésta es creada por el profesional. 

En el campo de Conclusiones, el texto que se escriba permanece oculto al participante hasta pulsar el botón de “Mostrar”, momento en el que se le presenta en pantalla al participante y en la pantalla aparece el texto como «Visible». Puede volver a ocultarlo pulsando en el botón de “OCULTAR”.

Cuando el participante acepta el texto introducido, se muestra un aviso de «Aceptado».