Disponible para superadministradores, administradores, supervisores, gestores de calendario y profesionales

Configuración de la vista en pantalla #

Las gestiones a visualizar pueden ser filtradas con los selectores superiores, situados junto al botón que permite cambiar de vista. Las opciones de filtrado son:

• Por estado:
  • En curso: la sala la gestión está activa y no ha finalizado.
  • Informe pendiente: la gestión ha terminado pero aún no ha cerrado el informe de la misma.
  • Procesando informe:  es un estado empleado únicamente cuando hay integraciones con aplicaciones externas que exigen de la realización de alguna acción en el documento en esa aplicación, como por ejemplo la inclusión de un CSV.
  • Incompleto: la gestión ha terminado, se ha cerrado el informe y alguno de los consentimientos requeridos en la misma no se ha completado.
  • Completado: la gestión ha terminado, se ha cerrado el informe y todos los consentimientos requeridos se llevaron a cabo.
• Por rango de fechas, con las opciones por defecto de «hoy», «semana en curso», «mes en curso» o estableciendo un periodo de fechas a medida, que no puede ser superior a tres meses. 
• Por trámite, seleccionando el trámite concreto para el cual quieren consultarse las gestiones existentes.
• Por usuarios (disponible para administradores), para filtrar por el profesional asignado.

Además de las opciones de filtrado, se dispone de un buscador de texto que busca la cadena de texto que se escriba entre los nombres de los participantes en las gestiones.

Personalización de columnas en la vista listado #

En la tabla en la que se disponen las gestiones, en la primera fila de encabezado de la misma, se muestran una serie de columnas, que pueden ser seleccionadas desplegando el menú que se muestra al pulsar en el icono del triángulo invertido que hay junto al icono de la rueda, al final de la columna de encabezado. Las posibles columnas a seleccionar son:

• Fecha: fecha y hora en la que se creó la gestión con los participantes.
• Ref.: número de referencia único que el sistema asigna a la gestión automáticamente cuando ésta se crea.
• Identificador externo: código de esta gestión en un sistema externo con el que se ha integrado la aplicación.
• Asistentes: nombre y apellidos de los participantes en la gestión.
• Trámite: nombre de los trámites que se llevarán a cabo en la gestión.
• Documentos: número de documentos que están cargados en la sección de documentación de la gestión. Algunos pueden haber sido aportados por la organización y otros por los participantes. Pulsando sobre el número se accede al espacio de documentación de esa gestión, donde se pueden consultar los documentos que los participantes hayan aportado, así como los puestos a disposición de éstos por la organización. 
• Profesional: usuario asignado para la validación de la gestión.
• Entidad: entidad con la que se realiza el trámite.
• Realizada: muestra el estado de la gestión desde el punto de vista del participante. Si no la ha marcado como realizada, el valor será «Pendiente» y si la ha marcado como Realizada, el valor será «Realizada».
• Estado:
  • En curso: la sala la gestión está activa y no ha finalizado.
  • Informe pendiente: la gestión ha terminado pero aún no ha cerrado el informe de la misma.
  • Procesando informe:  es un estado empleado únicamente cuando hay integraciones con aplicaciones externas que exigen de la realización de alguna acción en el documento en esa aplicación, como por ejemplo la inclusión de un CSV.
  • Incompleto: la gestión ha terminado, se ha cerrado el informe y alguno de los consentimientos requeridos en la misma no se ha completado.
  • Completado: la gestión ha terminado, se ha cerrado el informe y todos los consentimientos requeridos se llevaron a cabo.
• Acciones:
  • Envío de notificación a los asistentes, pulsando en el icono del sobre. Se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a los asistentes, así como el título del mismo.
  • Entrar al espacio donde consultar las acciones realizadas por los participantes.

Acciones realizables con una gestión ya creada #

Pulsando en los tres puntos que hay en la última columna de la vista listado de gestiones, se despliega un menú con las siguientes opciones:

• Entrar en la sala (solo para gestiones en estado En curso; visible sólo para el rol profesional): se accede al espacio donde consultar la información y documentación aportada por los participantes.  
• Revisar informe (solo para gestiones en estado «Pendiente de informe»): se accede al informe de la gestión, que puede ser completado y/o cerrado para que no pueda ser modificado. Ver sección Consulta, edición y aprobación del informe posterior a una gestión en esta misma entrada.
• Participantes: se accede a una ventana con la lista de los participantes. En esta lista se ve el estado de la notificación de creación de gestión que se le ha remitido a cada uno, si se ha abierto o no dicha notificación. Pulsando en los tres puntos que hay al final de cada fila asociada a un participante:
  • Editar: permite editar los datos de ese participante. Consultar Alta de gestión desde el backoffice para conocer el detalle de cada campo.
  • Notificaciones: permite consultar el histórico de notificaciones remitidas a ese participante y si las ha abierto o no.
  • Acceso participante: permite consultar la URL específica con la que ese participante accede al portal de gestión.
  • Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a ese participante, así como el título del mismo.
  • Abrir chat: se abre una ventana desde la que pueden intercambiar mensajes con los participantes. Estos mensajes se consultan únicamente en la aplicación, no se envían notificaciones por correo electrónico con el contenido de los mismos. Sí se envían correos para informar al participante de que se ha enviado un mensaje, si éste no lo consulta en un tiempo de 10 minutos desde el envío del mismo.
• Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a los participantes, así como el título del mismo.
• Historial: permite consultar el histórico de acciones que se han llevado a cabo con la cita: cuándo se convocó, si se ha añadido documentación por parte de los participantes, si se ha reagendado y si se ha cancelado.
• Cerrar gestión (cuando la gestión está en estado En curso y el indicador de Realizada en Pendiente): permite cerrar la gestión y proceder al bloqueo de la información aportada en la misma.
• Marcar como pendiente (cuando la gestión está en estado En curso y el indicador de Realizada en Realizada, pues así la ha marcado el participante): permite reabrir la gestión para que el participante realice cambios.
• Acceso auditor (solo para citas en estado «Completado»): permite generar un link y una clave de acceso privados para que la persona a la que se les haga llegar pueda consultar los datos de esa cita o gestión, sin posibilidad de editar.
• Cambiar de entidad: permite cambiar la entidad a la que está asociada la gestión. Pulsando en esta opción, se muestra una ventana que permite seleccionar la nueva entidad a la que debe quedar asociada la cita. El desplegable muestra solo las entidades que tienen asignado el trámite que se va a llevar a cabo en esa cita.
• Asignar: permite asignar la gestión a un profesional, si se dispone de permiso para ello (roles gestor de calendario, supervisor, administrador o superadministrador).
• Documentos: se accede al espacio de documentación de esa gestión, donde se pueden consultar los documentos que los participantes hayan aportado, así como los puestos a disposición de éstos por la organización.
• Mensajes: se abre una ventana desde la que pueden intercambiar mensajes con los participantes. Estos mensajes se consultan únicamente en la aplicación, no se envían notificaciones por correo electrónico con el contenido de los mismos. Sí se envían correos para informar al participante de que se ha enviado un mensaje, si éste no lo consulta en un tiempo de 10 minutos desde el envío del mismo.
• Estado: se muestra una ventana con el estado de la gestión y un resumen de las actividades llevadas a cabo en el trámite: en qué estado están los consentimientos a llevar a cabo y qué intercambios de documentación se han producido.
• Exportación ZIP: sólo aparece esta opción para las gestiones completadas. Pulsando en ella, se genera y descarga un fichero comprimido en cuyo nombre se incluye el número de referencia de la gestión.
  Este fichero incluye dos pdf propios del trámite realizado, uno con el acta o informe final y otro con la referencia a las evidencias electrónicas que se han generado en el proceso, así como todos los documentos intercambiados en el mismo, organizados en carpetas.

Consulta, carga, validación y rechazo de documentación #

Al pulsar en la opción «Documentos» de los menús desplegables asociados a una gestión o en el número que aparece en la columna «Documentos» del listado de gestiones, se accede al espacio de documentación de la gestión, abriéndose una ventana emergente que presenta distintas carpetas con los documentos que la organización ha puesto a disposición de los participantes y aquellas otras donde éstos deben subir documentos. 

Las carpetas pueden reordenarse pulsando en el icono con las flechas verticales de subida y bajada que hay junto al nombre del trámite.

Pulsando en el icono del reloj que hay junto al nombre de la carpeta, se accede al historial de acciones realizadas en la misma.

Pulsando en cualquier punto de la tarjeta con el nombre de la carpeta, se accede a una pantalla con la siguiente información:

• Nombre de la carpeta
• Descripción y/o instrucciones a seguir que se hayan escrito por el usuario de su organización que ha configurado el trámite.
• Sección «Documentación disponible»: documentos subidos por la organización, para su consulta o descarga por quien va a realizar el trámite. 

Se pueden aportar nuevos documentos arrastrando el fichero al espacio sombreado en gris desde su explorador de archivos o bien pulsar en el icono azul para abrir una ventana del explorador y seleccionar el fichero.

El botón «OVAC STORAGE» abre una ventana con todos los documentos que la organización haya cargado en el repositorio general disponible en la aplicación (ver Repositorio de documentación), en la cual se pueden seleccionar los que sean de interés para aportar a esta gestión.

El tamaño máximo de cada uno de los ficheros que se adjunten es de 15MB.

Una vez subido un documento, éste puede consultarse pulsando en cualquier punto de la tarjeta en la que se muestra. Pulsando en los tres puntos que aparecen en la misma podrá:

• • Descargar el documento.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Consultar el historial de acciones realizadas en la carpeta, pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre de la misma.
  • Renombrarlo.
  • Moverlo a otra carpeta de documentación.
  • Eliminarlo.

• Sección «Documentos aportados»: espacio donde la persona que va a realizar el trámite debe subir la documentación requerida.

Si se ha subido un documento, éste se ve en forma de «tarjeta». Pulsando sobre ella se abre un visor que permite ver el documento subido en pantalla. Desde la tarjeta, pulsando en los tres puntos, puede:

• • Descargar el documento.
  • Consultar los detalles del mismo (nombre, formato, tamaño, autor y hash del mismo -este dato sirve para la trazabilidad y la no manipulación del mismo-).
  • Renombrarlo.
  • Validarlo o rechazarlo: una vez se ha revisado el documento, puede «Validarlo» y en tal caso le aparecerá al participante como «Aceptado» o «Rechazarlo» por considerarlo incorrecto. En tal caso, se desplegará una ventana en la que escribir un mensaje al participante que lo haya subido en el que indicarle los motivos del rechazo.

Gestión en lote de la documentación

Si se va a realizar una misma acción con varias carpetas o documentos, como moverlos, eliminarlos, etc., se debe pulsar en el icono de la parte superior derecha con las casillas de verificación, que permite marcar varios documentos y seleccionar una misma acción a realizar en todos ellos.

Validación de una gestión #

Al acceder al portal pulsando en una gestión a validar, la información visible es la siguiente:

• Sección derecha:
  • Trámite:  activada al acceder; permite revisar los pasos de la gestión.
  • Participante: datos del participante que realiza la gestión.
  • Detalles: vista resumen con la información del trámite a llevar a cabo, con los pasos a dar y la documentación a aportar.
  • Iniciar videoatención (si esta opción ha sido activada por el administrador): permite lanzar una videollamada con el participante en el momento.

La videollamada no puede agendarse, sino que se realiza en el momento en el que el profesional la inicia. Por tanto, deben coincidir en ese momento conectados a la plataforma. Para coordinarse, pueden hacerlo mediante la funcionalidad de mensajería.

En caso de que se realice la videollamada, la parte derecha de la pantalla pasa a estar ocupada por las señales de video.

Para detener la videollamada, es necesario pulsar en el botón con el icono de la cámara que aparece en la parte inferior derecha. 

• • Comunicarme por chat: permite intercambiar mensajes con el participante.
• Sección central:
  • Pasos del trámite: se muestra cada paso y la información aportada por el participante. En la barra de revisión de algunos de los tipos de pasos se debe validar (pulsar botón «CONFORME») o solicitar la corrección (botón «CORREGIR») de la información de cada paso que haya sido completado por el participante.
  • Revisión: paso final, activado cuando el participante presenta la gestión. En el mismo se pueda dar por buena la gestión completa (botón «FINALIZAR REVISIÓN») o solicitar la corrección de alguna información, reabriendo la gestión (botón «REABRIR GESTIÓN»).

Una vez cerrada la gestión, ésta  pasará al estado «Pendiente de informe» y ya no se podrá editar. El participante recibe una notificación indicando que ha sido cerrada.

Consulta, edición y aprobación del informe posterior a una gestión #

Al finalizar una gestión, ésta pasa a estado «Pendiente de informe». Pulsando en el icono de la gestión, en su fecha o en otro campo que no remita a información detallada, como puede ser el de Documentos o Profesional, se accede al informe de la gestión. Este informe incluye distintas secciones, en forma de pestañas:

• Informe (no editable): resumen de la gestión llevada a cabo, que incluye:
  • Nombre del trámite
  • Entidad
  • Celebración: rango de fechas entre su creación y su cierre
  • Descripción del trámite realizado
  • Nombre y DNI del asistente/s
  • Consentimientos de la gestión, separados por trámite si en la cita se han realizado varios trámites.
  • Documentación intercambiada: nombre y código de los ficheros.
• Seguimiento interno (parcialmente editable): datos sobre la gestión interna realizada para llevar a cabo la cita. Incluye:
  • Profesional asignado e histórico de asignaciones si hubo cambios.
  • Fechas de creación y finalización de la cita.
  • Identificador externo: código de esta cita en un sistema externo con el que se ha integrado la aplicación.
  • Código de referencia: es un campo libre que puede ser empleado para insertar algún tipo de código de otra aplicación, como por ejemplo un gestor documental, y con el que se quiere establecer una relación. Puede ser, por ejemplo, el número de expediente asociado en otra aplicación de la organización.
  • Notas internas de la gestión: textos relevantes para los usuarios de la organización, no se comparten con los participantes.
  • Observaciones: campo de texto editable para asociar observaciones a la gestión realizada. Puede ser editado en cualquier momento. Son visibles para los usuarios de la organización pero no se incluyen en el informe que se comparte con el asistente cuando éste se aprueba.
• Historial: histórico de las acciones principales realizadas en la gestión con su correspondiente sellado de tiempo.
• Participantes: listado de participantes en la gestión. Pulsando en los tres puntos a la derecha del nombre se accede a:
  • Consultar datos: visualización de datos completos del participante
  • Notificaciones: histórico de notificaciones enviadas
  • Descargar evidencias: en esta opción se descarga un fichero, de nombre CBX Data, que es un PDF con el histórico y evidencias de las comunicaciones certificadas de la plataforma.
  • Acceso participante: permite consultar la URL específica con la que ese participante accede al portal de gestión.
  • Abrir chat: se abre una ventana desde la que pueden intercambiar mensajes con ese participante. Estos mensajes se consultan únicamente en la aplicación, no se envían notificaciones por correo electrónico con el contenido de los mismos. Sí se envían correos para informar al participante de que se ha enviado un mensaje, si éste no lo consulta en un tiempo de 10 minutos desde el envío del mismo.
  • Enviar notificación: se abre una ventana emergente en la que se puede redactar el mensaje a remitir a ese participante, así como el título del mismo.
• Documentación: documentos intercambiados a través de la aplicación, separados por trámite si se han realizado varios. Se puede ver y descargar la documentación compartida. Además, siempre que el informe no haya sido aprobado aún, se podrá añadir nueva documentación en la sección  “Otra documentación”, que será compartida con el participante y estará disponible a través del portal del participante.
• Consentimientos: consentimientos previos a la ejecución del trámite, incluyendo la identificación biométrica si se ha realizado, y pasos del trámite, con las respuestas a los mismos aportados por los participantes. En caso de consentimiento de firma, incluye los documentos firmados para su descarga, así como el informe de firma que genera la aplicación.
• Encuesta: respuestas de los participantes a las preguntas de la encuesta que se les presenta en pantalla a la finalización de la gestión.

Pulsando el botón «CERRAR» de la pestaña INFORME, el informe queda aprobado y no se pueden realizar modificaciones. Si para esa gestión se ha habilitado por el administrador el cierre automático del informe, esta acción no será necesaria.

Una vez cerrado el informe, pulsando en el botón «DESCARGAR», la información contenida en la pestaña INFORME es descargable en formato pdf. Ese mismo documento queda colgado en la documentación de la cita, accesible por los participantes, quienes también tienen accesible el acuse de recibo del trámite completado.

En el listado de gestiones, ésta pasa a estado «Completado» si todos los consentimientos requeridos fueron completados, y en estado «Incompleto» si hay alguno que no se realizó.