Disponible para Superadministradores

Conceptos básicos #

La «Organización» es la entidad básica de OVAC y se corresponde con el conjunto del cliente. Es decir, de la Organización dependen todos los trámites y usuarios.

La gestión a realizar con OVAC puede organizarse de forma que distintos grupos de trámites sean realizados por distintos grupos de usuarios y cada grupo tenga unas características determinadas. Cuando se desea organizar así el uso de OVAC, por debajo de la Organización se crean «Entidades», que se corresponden con cada una de esas agrupaciones de trámites y usuarios.

Por ejemplo, una «Organización» puede ser un Ayuntamiento y sus Concejalías pueden configurarse como «Entidades».

No es imprescindible definir Entidades si no son necesarias. Todos los trámites y los usuarios pueden estar asociados directamente a la Organización. También pueden asociarse algunos trámites a nivel de Organización y otros a nivel de Entidades.

La Organización es creada por Councilbox y algunas de sus características pueden ser editadas por los superadministradores.

Edición de una Organización #

Sección General #

Pestaña Detalles #

Subsección Consumos #

• Consumos: información sobre el consumo acumulado de servicios en pago por uso en el período de fechas que se parametrice.

Subsección Configuración #

• Nombre/Razón social: nombre que se le da a la organización y con el que aparecerá en la aplicación.
• NIF: número de documento de identificación de la organización, si lo tiene.
• Correo electrónico de contacto: dirección de correo electrónico a la que se enviarán los mensajes de los ciudadanos o profesionales cuando pulsen en la opción de «Soporte» o «Ayuda».
• Idioma principal: idioma por defecto que verá un ciudadano cuando accede al portal de solicitud de trámite.
• Idiomas disponibles: otros idiomas además del principal en el que se publicarán trámites. Si se dan de alta, el ciudadano contará con un desplegable para cambiar el idioma de entre los disponibles. Desde el punto de vista de la administración, será necesario replicar los contenidos personalizados de cada trámite en cada uno de los idiomas disponibles. El ciudadano verá solo los trámites definidos en el idioma que haya seleccionado.
• Firmas disponibles: los métodos de firma que se muestran en el desplegable son los existentes en la plataforma y, de ellos, se pueden seleccionar todos o solo alguno. Estos métodos quedarán activados para todos los trámites en los que se vaya a firmar documentación. En caso de que se configuren ambos métodos, será el participante quien seleccione el método de firma a emplear cuando vaya a firmar un documento.
• Identificador externo: identificador empleado para vinculador el código de identificación que tiene la organización en una aplicación externa del cliente, para el correcto funcionamiento del intercambio de datos vía API. Sólo es necesario introducirlo si va a haber intercambio de datos vía API a nivel general de organización y la vinculación es realizada en OVAC y no en la aplicación con la que se integra.

Subsección Ubicación #

• Dirección: dirección física del cliente de OVAC.
• Localidad: localidad de la dirección física del cliente.
• Código Postal: código postal de la dirección física del cliente.
• Provincia: provincia de la localidad de la dirección física del cliente.
• País: país de la localidad de la dirección física del cliente.
• Latitud: latitud de la sede de la organización. Con la latitud y la longitud se muestra al participante un mapa de la ubicación de la organización.
• Longitud: longitud de la sede de la organización. Con la latitud y la longitud se muestra al participante un mapa de la ubicación de la organización.

Pestaña Usuarios #

Listado de usuarios vinculados a la Entidad.

Desde el listado, pulsando en el menú desplegable (tres puntos al final de la fila correspondiente a cada usuario), se puede desvincular al usuario o, pulsando en Editar, cambiar su rol o cualquier otro dato asociado a ese usuario.

Pestaña Licencias #

Permite ver un listado de las licencias:

• Tipo: nominales (asociadas a los usuarios del cliente dados de alta) o de tipo quisco (asociadas a dispositivos específicos dados de alta para que los ciudadanos puedan acceder desde los mismos).
• Estado: habilitado (activa) o deshabilitado (sin acceso).
• Rol: licencias por tipo de rol de usuario de la aplicación.

Se puede filtrar el listado por los campos anteriores y por otro campo de filtrado que permite mostrar o no las licencias ya caducad

Pestaña Perfiles #

Esta pestaña solo es visible para superadministradores y se muestra en el caso de que la Entidad tenga activada la autenticación biométrica.

Pulsando en los tres puntos de acceso al menú, se despliegan tres opciones:

• Detalles: acceso a consultar los datos del participante que han sido introducidos en OVAC.
• Identificación: acceso a consultar los datos de la autenticación biométrica efectuada por primera vez por ese participante en la aplicación. 
• Eliminar. permite eliminar el perfil biométrico. En este caso, ese participante deberá hacer el proceso completo de autenticación (documento + selfie) en la siguiente ocasión en que necesite completarlo, en vez de hacerlo solo con el selfie.

Pestaña Marcadores #

Los marcadores a definir en esta pestaña permiten definir etiquetas a medida para el filtrado de los usuarios dados de alta.

Alta de categorías de marcadores #

Pulsando en el símbolo «+» de la esquina inferior derecha y seleccionando «Añadir categoría», se muestra una pantalla para introducir el nombre de la categoría en los distintos idiomas disponibles.

Edición o baja de categoría de marcadores #

Pulsando en el botón «Gestionar categorías» se muestra el listado de categorías definidas. Pulsando en los tres puntos al final de la línea con el nombre de cada una se puede:

• Editar: cambio de nombre de la categoría en cualquiera de los idiomas.
• Eliminar: se elimina la categoría. En caso de que haya marcadores asociados a esta categoría, éstos se desasocian, pero siguen disponibles en la categoría «General».

Alta de marcador #

Pulsando en el símbolo «+» de la esquina inferior derecha y seleccionando «Nuevo marcador», se muestra una pantalla para introducir los datos del nuevo marcador.

• Categoría: selección de la categoría a la que pertenece.
• Recurso de disponibilidad: selección del tipo de información de la aplicación sobre la que aplicará. Inicialmente solo «Usuarios». 
• Nombre: nombre del marcador en los distintos idiomas.
• Color: color a asociar al marcador, que será visible en las pantallas donde esté disponible.

Edición o baja de marcadores #

En la página principal, con el listado de marcadores, pulsando en los tres puntos al final de la línea con el nombre de cada uno se puede:

• Editar: cambio de nombre, color, categoría o recurso de disponibilidad del marcador.
• Eliminar: se elimina el marcador.

Filtrado y búsqueda de marcadores #

Mediante los dos desplegables de la parte superior izquierda, se pueden filtrar marcadores por categoría o recurso de disponibilidad.

Mediante el cuadro de búsqueda de la parte superior derecha se puede buscar un marcador por nombre.

Pestaña Kioskos #

Los Kioskos son puntos de acceso a OVAC, configurados para que puedan ser empleados por distintos ciudadanos de forma privada.

Esta pestaña muestra información sobre los kioskos existentes: nombre asociado, ubicación, id y Estado. Son datos informativos, no pueden darse de alta o eliminar kioskos. Estas acciones deben ser solicitadas a Councilbox.

Sección Administración #

Pestaña Configuración #

En esta pestaña se puede definir un campo personalizado denominado «Estado de resolución», que permite que cada cliente defina cómo quiere dar nombre al estado final de los trámites, de acuerdo con su criterio.

Pulsando en «Añadir Opción», se definen en los distintos idiomas, los nombres de los estados finales de resolución de trámites con los que quiere contar el cliente.

En la subsección de «Subida de archivos» se configura qué tipo de archivos pueden ser subidos, por usuarios o participantes en trámites, a la plataforma, el tamaño máximo de éstos y el número de caracteres máximo del título de los mismos.

Pestaña Agenda #

Agenda de atención para la Organización. Si una determinada Entidad dependiente de la organización no tiene agenda específica para la Entidad el sistema tomará la agenda definida para la Organización.

Si se ha configurado la opción de Agenda por usuario (a configurar por Councilbox, a petición del cliente), cada usuario profesional asignado a la Organización podrá tener una agenda específica, cuyo horario de atención debe estar dentro del horario de atención definido en la Agenda de la Organización.

Pulsando en el botón «+», se configuran:

Períodos disponibles #

• Check “Configurar agenda de 24 horas”: se asume que la agenda está abierta las 24 horas y, por tanto, no se solicitan la hora de inicio y final de período de atención
• Fecha de inicio y finalización: son campos obligatorios para poder configurar un periodo disponible de atención en OVAC.
• Días: son los días de atención en los que se realizarán cita, tanto si son creadas por el profesional como si son solicitadas por el ciudadano.
• Desde y hasta: son las horas de inicio y final del período de atención por los profesionales.
• Duración de cada franja: es el tiempo reservado que se dedicará a la realización de cada cita.
• Antelación mínima: es el número de horas bruto que se debe respetar antes de que el ciudadano solicite una cita. Por ejemplo, si desea contar con un día de antelación para atender una cita, se introducen 24 horas.
• Concurrencia: es el número de citas simultáneas que se pueden realizar. Por ejemplo, si establecemos una concurrencia de 2, no será posible crear más de 2 citas para la misma franja horaria.
• Tiempo máximo de recepción de reservas: este parámetro limita la visibilidad de slots en agendas al tiempo definido. Es decir, si, por ejemplo, es definido como “dos semanas” y la agenda está definida a un año vista, en el momento de agendar cita solo se podrá hacer en el período de dos semanas desde la fecha en la que se solicita ésta.

Días disponibles #

Días específicos fuera del período disponible en los que se admitirán citas.

• Check “Configurar agenda de 24 horas”: se asume que la agenda está abierta las 24 horas y, por tanto, no se solicita la hora de inicio y final de período de atención en el día a introducir.
• Fecha de inicio: fecha del día disponible.
• Desde y hasta: son las horas de inicio y final del período de atención por los profesionales.
• Duración de cada franja: es el tiempo reservado que se dedicará a la realización de cada cita.
• Antelación mínima: es el número de horas bruto que se debe respetar antes de que el ciudadano solicite una cita. Por ejemplo, si desea contar con un día de antelación para atender una cita, se introducen 24 horas.
• Concurrencia: es el número de citas simultáneas que se pueden realizar. Por ejemplo, si establecemos una concurrencia de 2, no será posible crear más de 2 citas para la misma franja horaria.
• Tiempo máximo de recepción de reservas: este parámetro limita la visibilidad de slots en agendas al tiempo definido. Es decir, si, por ejemplo, es definido como “dos semanas” y el día disponible es dentro de un mes desde la fecha en la que se pide la cita, esta fecha no aparecerá como disponible. Cuando queden dos semanas o menos, ya sí aparecerá como disponible.

Excepciones #

Días específicos dentro del período disponible en los que no se admitirán citas. Por ejemplo, un día de fiesta concreto.

Para cada día se puede indicar, marcando el check, si esta excepción debe repetirse anualmente.

Encima de la tabla con los períodos disponibles y no disponibles definidos hay dos botones:

• Botón «COMPROBAR CITAS»: sirve para comprobar si, tras un cambio en la agenda en el que se cambien los períodos disponibles y las excepciones, han quedado citas ya agendadas en el pasado fuera de los períodos disponibles nuevos.
• Botón «COMPROBAR USUARIOS»: sirve para comprobar si, tras un cambio en la agenda en el que se cambien los períodos disponibles y las excepciones, han quedado usuarios con agenda específica definida para ellos en las que sus períodos disponibles queden fuera de los nuevos períodos disponibles de la Agenda de la Organización.

Sección Personalización #

Pestaña Apariencia #

• Logotipo e icono que se ve asociados a la Organización en la parte de administración y gestión de la aplicación y, si tiene trámites asociados, en el listado de Entidades que ve el ciudadano cuando va a pedir cita (si esta opción está activada).
• Título inicio. Se personaliza el texto de la parte superior de la pantalla de acceso a la solicitud de citas por parte de los ciudadanos.
• Título backoffice. Se personaliza el texto de la parte izquierda de la pantalla para logarse en la aplicación por parte de los usuarios de ésta.
• Título en pantalla de selección de fecha y hora. Se personaliza el texto de la parte superior de la pantalla de acceso a la solicitud de citas por parte de los ciudadanos.
• Mensaje de bienvenida en las gestiones asíncronas. Se personaliza el texto que aparece en la parte izquierda de la pantalla del ciudadano cuando accede al portal a realizar una gestión.
• Información de soporte. Permite insertar un texto en las ventanas de soporte que se muestran a los participantes en la aplicación, así como en la notificación de cita creada.
• Marca de agua. El texto definido, aparecerá como marca de agua en los documentos pdf aportados por la Organización y las Entidades dependientes cuando éstos son visualizados en el visor integrado en OVAC.

Pestaña Notificaciones #

Las notificaciones son las comunicaciones programadas en el sistema que reciben los participantes y los profesionales ante determinados eventos de los trámites a realizar, ya sean gestiones o citas.

Toda notificación realizada por la plataforma cuenta con un texto y un formato por defecto. Desde esta pestaña se puede ver ese texto y personalizarlo. En caso de que una Entidad no personalice sus propias notificaciones, tomará la personalizada a nivel de Organización.

Desde el listado de las notificaciones, pulsando en el nombre, se puede ver el texto por defecto y editar éste, tanto para el envío mediante SMS como para correo electrónico.

El botón «PREVISUALIZAR» permite ver las notificaciones por correo electrónico tal y como se enviarán, así como enviarla a un correo electrónico determinado para probar cómo queda.

Pestaña Textos Legales #

Se configuran tres tipos de textos legales, en los distintos idiomas que se hayan configurado como disponibles. Si una Entidad dependiente de la Organización no define sus propios Textos Legales, se presentarán los definidos a nivel de Organización.

• Política de Privacidad: es la política de tratamiento de los datos de los ciudadanos, que es aportada por la Organización como Responsable de dicho tratamiento. Esta política se muestra en los formularios y en el acceso al portal por parte del ciudadano, en el pie de la página. Debe ser aceptada expresamente por los ciudadanos.
• Consentimiento previo a realizar un trámite: consentimiento específico que le aparecerá al participante en el momento de entrar en la videollamada de la cita o a realizar una gestión en el portal y que tendrá que ser aceptado por el participante para acceder. Se emplea cuando necesariamente debe aceptar ciertas condiciones para realizar citas o gestiones en cualquier trámite de la Entidad.
• Consentimiento de grabación: consentimiento específico que le aparecerá al participante en el momento de entrar en la videollamada de la cita y que, en función de la configuración del trámite, podrá ser aceptado o no por el participante para continuar con la realización del trámite. Si se configura con grabación automática y el participante no acepta este consentimiento, no podrá acceder a la sala.

Pestaña Encuesta #

Permite definir las preguntas de una encuesta a mostrar a los participantes una vez termina una videocita o una gestión con la Organización. Si no se configura la encuesta en una determinada Entidad y la Organización sí tiene una definida, entonces se mostrará la encuesta configurada a nivel de Organización.

Pulsando en el botón «+» se dan de alta las preguntas:

• Pregunta de tipo «Valoración»: permite definir el texto de la pregunta. El participante valorará en una escala de 1 a 5.
• Pregunta de tipo «Respuesta libre»: permite definir el texto de una pregunta abierta, para que el participante incluya el comentario que considere oportuno.